16.02.06
Relatório-Arquivo Distrital de Beja
Sonia Negrao
O presente relatório é o resultado de um trabalho repartido em duas fases: a primeira diz respeito à investigação de sites de arquivos na Web, com vista à compreensão e a uma melhor apreensão da realidade dos arquivos digitais, que culminou com a apresentação em Gestão de Arquivos de um caso particular.
Tal investigação on-line, ainda que não seguindo critérios científicos, levou-me a deparar com um meio (arquivos digitais nacionais) heterogéneo, onde coexistem sites de grande qualidade, ao nível dos conteúdos, da concretização de objectivos, da sua funcionalidade, representando uma mais valia para a instituição Arquivo, que representam, com sites, de fraca qualidade, de objectivos pouco claros, com pouco ou nenhuma interactividade.
Foi esta, pois, a consciência que tomei ao realizar este trabalho, optando por debruçar o meu estudo sobre o site do Arquivo Distrital de Beja (ADB), um modelo de arquivo digital pela negativa, no sentido em que segue apenas orientações informativas, e com graves lacunas, e não permite a interactividade do cibernauta com o site e logo com o próprio ADB.
E porque é que tendo arquivos digitais, de qualidade elevada, me debrucei sobre um arquivo onde se evidenciam as fragilidades? Porque achei importante mostrar o outro lado, a outra realidade dos arquivos digitais nacionais, o menos bonito, o imperfeito, entendendo que, no cômputo da aula, tal seria relevante para dar um retrato aproximado da realidade arquivística digital portuguesa. Realidade com que me depararei no exercício da profissão. É esta a segunda fase que há pouco referi: a apresentação à turma do site escolhido.
Ora, a fragilidade deste site começa no seu próprio endereço electrónico, sem um domínio próprio, como recomenda o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o que irá dificultar o acesso ao arquivo pelos cibernautas interessados. Veja-se: o seu endereço é http://www.cidadevirtual.pt/arq-dist-beja/index.html, ao contrário de outros arquivos distritais, como é o caso do Arquivo Distrital de Braga (http://www.adb.uminho.pt/) ou o Arquivo Distrital do Porto (http://www.adporto.org/).
E se continuarmos nesta linha de orientação, traçada pelas Directrizes gerais para a construção de websites de instituições arquivísticas, do CONARQ, verificamos que o site do ADB, deste modo, se afasta de um dos princípios basilares das directrizes: atrair novos públicos: (...) este espaço, além de redefinir as formas de relacionamento com os usuários tradicionais, poderá atrair outros que, por várias razões, difícil ou raramente procurariam o Arquivo como realidade física .Tal meta ainda é mais dificultada pela inexistência de um e-mail electrónico, que permita a chamada transferência de informação e prestação de serviços ao usuário, enunciadas nas directrizes. Ou seja, deparamo-nos com uma página estática, que não permite qualquer tipo de interactividade quer na prestação de serviços (Arquivo-utilizador) fechando-se, deste modo, às necessidades e interesses que a comunidade poderá ter nesta instituição e à sua real utilidade, enquanto novo espaço de transferência e uso da informação
Contudo, a dificuldade em contactar o ADB mantém-se se decidirmos fazê-lo por outros meios que não os electrónicos. Por exemplo, se decidirmos fazê-lo através de carta, a morada está incompleta, porque falta o código postal; e se decidirmos dirigirmo-nos por nós próprios ao edifício do ADB, a planta, desenhada à mão em papel e digitalizada, está ilegível e levanta dúvidas. O que afasta este arquivo do projecto de concretização da sociedade da informação que queremos construir: é preciso facilitar o acesso aos acervos culturais nacionais. O acesso, para os cidadãos, à produção arquivística, cultural e científica das nossas instituições-bibliotecas, arquivos, museus, colecções particulares, etc.-deve ser facultado em formato digital para permitir consultas de forma mais fácil e eficiente, como é referido nas Directrizes, do CONARQ .
Na página principal, apresenta-se um Sumário, que nos direcciona para novas páginas, através de links, onde encontramos dados relativos ao ADB: 1)Historial e atribuições; 2) Condições de acesso e serviços; 3) Fundos e colecções; 4) Mapa de Localização do A . D. Beja; e, por último, temos vários links para os Arquivos Históricos do Distrito (Concelhos de Aljustrel, Alvito, Beja, Cuba, Moura, Serpa), onde a existência de um mapa facilita o acesso à informação desejada.
No 1) Historial e atribuições dá-se conhecimento da história deste arquivo, criado em 1965, pelo Decreto Lei nº 46350, onde contudo falta referir a sua Natureza Jurídica (arquivo público); a subordinação administrativa; o responsável; os contactos e o horário de atendimento público. Ou seja, não é feita qualquer referência à estrutura institucional e administrativa, deste Arquivo. O que contradiz a própria natureza e origem dos arquivos: a instituição.
No link referente às Condições de acesso e serviços, o utilizador é informado da utilidade do ADB para fins científicos, sendo também esclarecido da sua importância, enquanto espaço de consulta e de reprodução de documentos. Toma, ainda, conhecimento da existência de uma sala de leitura com microfilmes, de uma sala de aula, de uma sala de estudo, da existência de visitas guiadas ao Arquivo e também da existência de exposições documentais.
Contudo, não apresenta on-line o preçário das reproduções, nem o tipo de reproduções (microfilme, fotocópia simples, imagem digital), nem a legislação referente à reprodução; assim como não faculta qualquer forma de contacto on-line do arquivo ou pessoas responsáveis, o que obriga o interessado a dirigir-se às instalações do ADB..
Refira-se, ainda, que a disponibilização de um formulário on-line, para marcação de visitas de estudo, era bastante útil, assim como, era de grande importância um link que direccionasse o cibernauta para as Novidades, onde seria informado das iniciativas levadas a cabo pelo ADB- exposições, conferências, debates, projectos... A propósito, refira-se a inexistência de qualquer referência a projectos em que este esteja envolvido, assim como as suas áreas de intervenção (apoio técnico, gestão de documentos, transferências de suportes em arquivo, gestão de imagens e documentos de arquivo, a preservação) ou até algum tipo de cooperações que poderão ter com algumas instituições regionais ou nacionais.
A identificação do público que o site vai servir é de primordial importância para a concepção e desenvolvimento deste. Ora, parece-me evidente que os arquivos digitais servem pelo menos dois tipos de público: o que procura o arquivo para fins científicos, e que domina a maioria dos conceitos da arquivística e aquele que desconhece tais conceitos e que o procura para consulta ou reprodução de documentos. Neste site, a identificação de um público-alvo parece-me ser algo nebuloso. Falta um glossário de alguns termos arquivísticos, importantes para quem desconhece esta instituição e onde tudo é novidade (fundo, secção, série, processo, documento, sub-série, entidade detentora, grupos de arquivo, unidade de instalação).
Assim como, não disponibiliza qualquer instrumento de pesquisa on-line de fundos, secções, de documentos simples, de documentos compostos, de unidades de instituição, utilizados numa pesquisa mais avançada, para um público mais conhecedor; ou um tipo de pesquisa básica, onde o auxiliar de pesquisa, ajuda os mais leigos. Peca, ainda, pela falta de acesso a uma base de dados por parte dos utilizadores, assim como a referência aos técnicos e seus contactos, disponíveis para os ajudar.
No link Fundos e Colecções, é feita uma breve história de cada fundo e colecção, existentes no ADB, assim como apresenta as datas extremas e o seu estado de conservação (Fundos paroquiais; notariais; Judiciais; Cartórios; Processos Cíveis e Crime; Provedorias e Alomoxarifados; Governo Civil; Junta Distrital de Beja; Fundos monásticos; Câmara Eclesiástica de Beja; Fundos de Misericórdias e Confrarias; Batalhão Nacional de Caçadores de Beja; Família Camacho Brito; José Silvestre Ribeiro; Pe. José Inácio Henriques de Mira; O Bejense; Quinta Distrital de Beja; Empresa Metalúrgica Alentejana). Contudo, era bastante útil que fosse disponibilizado on-line o inventário e o catálogo, respeitante aos fundos e colecções, em formato PDF, o mais comum.
Entre muitas outras ausências há a registar, ainda, a falta de uma versão noutro idioma (o Inglês); o contador de acessos ao site; a sua última actualização; o mapa do site; mecanismos de busca do site; a disponibilização de links arquivísticos e todos os outros mecanismos anteriormente referidos, e que são cruciais para a criação de um site interactivo, mais próximo da sua comunidade, e da sociedade de informação que as Directrizes do CONARQ procuram construir e que vão de encontro aos interesses da Declaração de Bolonha, de 19 de Junho de 1999, feita pelos Ministros da Educação Europeus:
A Europe of Knowledge is now widely recognised as an irreplaceable factor for social and human growth and as an indispensable component to consolidate and enrich the European citizenship, capable of giving its citizens the necessary competences to face the challenges of the new millenium, together with an awareness of shared values and belonging to a common social and cultural space.
Nesta Europa do Conhecimento, espaço de consolidação social e cultural entre cidadãos, espaço de crescimento humano, os Arquivos têm um papel fundamental nessa mesma consolidação. A Internet aparece às mãos de todos como um importante veículo de informação, entre cidadãos e instituições culturais, artísticas e científicas e uma forma dinâmica e actual de prestação de serviços, de que urge apreender o seu alcance pelas entidades responsáveis.
Clara Susana Pereira Branco
UNIVERSIDADE DE ÉVORA
Relatório
O Arquivo Distrital de Beja na sua versão digital
http://www.cidadevirtual.pt/arq-dist-beja/index.html
Gestão de Arquivos
Clara Susana Pereira Branco