Pequena contribuição sobre arquivos

16
Jul 08

Depois de tanto tempo longe, é tempo de recomeçar a escrever e a actualizar o blog.

 

até já

 

 

publicado por Sonia Negrao às 18:39

04
Mai 06

A Câmara de Albufeira, e nomeadamente o Arquivo Histórico (Divisão da Cultura) aceita estágios curriculares na área dos arquivos.

Qualquer informação adicional podem contactar:

289 585 259

Saudações

SIFGN 

publicado por Sonia Negrao às 12:22

03
Mai 06

Caros Coleguinhas

A empresa de formação significado, Algarve, precisa de um formador na área dos Arquivos, mas que tenha o CAP.

Caso estejam interessados, podem contactar-me para:

 964607967 / 964799101/ 289 585 259.

snegrao@sapo.pt

snegraoster@gmail.com

 

Saudações

SIFGN

 

 

publicado por Sonia Negrao às 12:09

20
Abr 06

Caros colegas,

Venho lamentar-me sobre as situações peculiares que se passam aqui nesta linda região que bem podia ser um pedaço do céu, mas que os seus dignissimos governantes tentam á força e, sabe-se lá porquê, transformar numa Miami (com os bonitos arranhacéus) ou num Mónaco (já viram a Praia da Rocha? Está quase lá.). Mas acima de tudo pretendo demonstrar como nós no Algarve somos extremamente práticos.

Vou explicar-me melhor. Aqui, onde eu não vou dizer o nome, tenho assistido (infelizmente) a situações tristes que envolvem maus tratos a animais. Os animais, nesta terra tão turística, não são levados para o canil municipal ou outra estrutura adequada para abate, antes pelo contrário se estão a incomodar, são mortos a tiro, mas no meio da rua!!! Não vá um destes animais estragar o almoço ou o passeio a um turista.  Aqui os agentes da autoridade sacam da arma e Bum Bum. Está morto! Práticos, não são?

Devem ter assistido, através da televisão, ao que aconteceu com o pobre touro. Há uns meses, segundo me constou mas não assisti, um GNR matou a tiro um cão poqrue estava a proteger a ninhada e incomodava alguns turistas. Recentemente além do touro, os srs guardas, já andaram a praticar o tiro ao alvo. E perguntam vocês: Mas aí não há canil?

- Claro que sim, mas não é muito mais prático dar dois tiros e atirar o animal para o caixote do lixo???? Francamente. Volto a dizer: Cá somos pessoas muito práticas!

Só por isto podem ver o que somos capazes de fazer para não perturbar a santa paz dos turistas.

Mas tem mais, os turistas que optam por esta bela cidade, não gostam de uma coisa: sinos. Não me perguntem porquê. Se calhar todos os ingleses que para cá vêm no Verão nunca estiveram junto do Big Ben. Mas então o que fazem os Srs directores dos Hóteis? Mandam, como é obvio, desligar os sinos. Pois então! Mais uma vez práticos. Estão a imaginar o governo inglês mandar desligar o sino do Big Ben só para não incomodar os milhões de turistas que passam por Londres. Eu tb estou a ver isso a acontecer.

O mais estranho têm sido mesmo as escavações arqueológicas que aqui se têm feito. Estranhas porquê? Pois bem, vão-se descobrindo achados arqueológicos verdadeiramente fascinantes, MAS, meus caros coleguinhas, o Verão está a chegar!!!!! Já viram a calamidade que seria as senhoras turistas não poderem utilizar os seus modelitos novos, e as suas sandálias chiquérrimas. Grave, muito grave. Então o que é que as autoridades têm feito?

Basicamente?

Destroi-se património arqueológico. Não acreditam? Mas é verdade. Tapam os vestigios todos, dos mais vulgares aos mais raros. Estudam-se? Não, claro que não! Já viram o tempo que demora a estudar uma dessas peças. Mas protegem as peças quando as tapam? Claro que não! Muito dinheiro e pior que tudo... leva tempo! Mas é verdade que há casos bem piores, na minha terra natal que fica a 30 km daqui, destruiu-se um povoado completamente bem preservado. E quando eu digo destruiu-se, é que foi mesmo todo destruído, mandaram as máquinas passar por cima. Mas sabem porquê? Esta explicação é muito melhor que as outras. É que está precisamente no espaço que o campo de golfe novo, do Xeique, vai ocupar. Mas fica a pergunta. E será que não era possível deixar os vestigios do dito povoamento?

Claro que não!!! Onde é que já se viu os srs. golfistas terem que andar à procura de bolas no meio das ruínas. Sujavam os sapatos e aí sim, aí é que tinhamos chatices. Já viram um Xeique árabe à procura de bolas no meio das ruínas e a sujar as suas vestes brancas naquela terra barrenta. Os governantes dessa bendita terra nem deram hipóteses ao povoamento, mas o mais triste é que nem esconderam da população o que iam fazer. E sabem que mais ninguém se importou, alguns até acharam muito bem.

Fazemos tudo em prol dos turistas.

Mas devem-se estar a perguntar: Mas numa região tão seca, em que pouco chove, onde vão "desencantar" a água para alimentar o campo de golfe? 

 Muito simples!!!!

Os campos de golfe e a elite, ou os tais VIPS estão, claro, em primeiríssimo lugar. Não querem deixar os vips com sede e mal cheirosos, pois não? Imaginem as capas das revistas!!! Então para não aparecer nenhum VIP pouco apresentável, o que se faz? Deixa-se a população literalmwente sem água. Corta-se a água à população durante o dia, nos meses de Verão. Os hóteis têm água, claro. As residências dos naturais da terra é óbvio que não.Mais uma vez e acima de tudo, nós os algarvios fazemos tudo pelo bem do turista.

Muitos, em Portugal, criticam-nos. Mas eu não acho muito justo. Que outro país pode orgulhar-se de ter uma região que está em vias de se tornar no maior campo de golfe do mundo???

Pensem nisso!

SIFGN

publicado por Sonia Negrao às 13:58

06
Abr 06

O presente ensaio é baseado no primeiro capítulo do livro Gestão na Administração Pública da Dr.ª Arminda Neves. Não pretende ser um resumo, nem uma crítica ao capítulo do livro. É antes de mais, um ponto de partida para algo que me parece extremamente urgente, A reforma da Administração Pública.

 

Arminda Neves, no livro Gestão na Administração, alerta que se deve fazer uma distinção entre gerir e administrar. Antes era comum pensar-se que, aos dirigentes da Administração Pública, cabia somente o papel de administrar os bens públicos. Hoje em dia este raciocínio já não parece ser válido, compreende-se que para existir uma boa gestão, para que os serviços públicos funcionem bem, deve existir uma estreita ligação entre uma boa administração e uma boa gestão. Mas os problemas da Administração Pública são muito maiores que a coordenação entre estes dois conceitos. Parece que o problema mais grave prende-se com a falta de objectividade na clarificação dos seus objectivos, na clarificação da missão do serviço público. Mas esta clarificação não é de forma alguma simples, tanto mais que a vasta área de actuação dos serviços públicos é muito diversificada, e o público a que se destinam as suas acções, ser variado. A Administração dos serviços públicos tem como funções determinantes, a preparação de políticas públicas, a prestação de serviços, o fomento de políticas públicas e a regulação das políticas públicas. No entanto, a actuação do Estado, não se cinge apenas a uma área ou assunto específico. Pelo contrário, engloba áreas completamente distintas, tanto nas suas dimensões como nas temáticas a que se reportam, como questões directamente ligadas à soberania, como a administração do Estado, a administração financeira e orçamental, a cidadania, a defesa, a justiça, as relações externas, a segurança interna, e o próprio desenvolvimento na sua dimensão integrada. Mas o estado também actua no que diz respeito às condições de vida dos seus cidadãos, operando ao nível do ambiente e recursos naturais, equipamento e obras públicas, ordenamento do território, transportes e comunicações. Em relação às questões sociais, a administração procura fazer com que todos os cidadãos tenham acesso aos bens essenciais, como a saúde, a habitação, o emprego ou a segurança social. Relativamente às questões económicas, a intervenção do Estado é feita ao nível do desenvolvimento económico do país, incluindo a agricultura e o desenvolvimento rural, a pesca, ou a indústria. A gestão da Administração Pública é também complexa porque é directamente influenciada pela mudança dos governos e das suas orientações políticas, obedecendo a uma capacidade de adaptação constante, em que as suas prioridades e áreas de actuação mudam com frequência. É comum, sempre que entra um novo governo, fazerem-se alterações nos serviços públicos, extinguindo-se institutos, fundações, criando-se novos institutos e fundações. O que se pretende aqui explicar é que cada vez que é eleito um novo governo, operam-se reformas na administração pública.

Mas é verdade que quem detém a responsabilidade de gerir um serviço público enfrenta pressões a vários níveis. Uma das maiores fontes de pressão é a própria comunidade, que quer ver os seus problemas resolvidos, no momento exacto em que os expõem. Os cidadãos enfrentam novos problemas e desenvolvem elevadas expectativas em relação à capacidade do governo em resolver esses problemas. O Estado deve ser capaz de conseguir conciliar diferentes tipos de recursos e diferentes tipos de exigências, procurando compatibilizar o cumprimento das normas com a exigência de eficiência nos serviços públicos.

Para que o Estado consiga cumprir a sua missão, necessita de articular muito bem, as necessidades da sociedade que o rodeia, o meio ambiente e os recursos que tem disponíveis. O Estado deve tirar maior partido das novas tecnologias de forma a responder mais prontamente às solicitações dos cidadãos. Assim, é necessário a reestruturação de toda a administração pública, ao nível das novas tecnologias, para permitir que os serviços públicos possam fazer face às novas exigências que a sociedade lhes traz.

Para tal é fundamental a “passagem de uma administração baseada no poder ou na burocracia para uma administração adequada ao novo século, o que pressupõe a adopção de uma postura gestionária adaptada às necessidades do serviço público (…)”[1].

 

Independentemente dos fracos resultados ocorridos nas várias tentativas de reforma, a Administração Pública tem sofrido alterações profundas, que resultam do meio ambiente em que se insere e, da necessidade perante os cidadãos de ter um papel mais activo na sociedade.

 

Na Administração Pública, os trabalhadores assumem um duplo papel, o de funcionários e o de cidadãos, estatuto ambicionado por muitos, o de “trabalhar para o Estado” mas, que apresenta alguns reveses. Dentro do estado, o funcionário ao desempenhar o seu trabalho não aufere no final do mês mais, do que se realizar um trabalho deficitário. Junto a este sentimento de descrédito generalizado no funcionalismo público, acresce ainda a descrença geral no serviço e nos seus dirigentes, principalmente porque na Administração Pública, os dirigentes não são vistos como patrões, mas antes como responsáveis por serviços, em que apenas em situações extremamente graves é que o funcionário pode ser alvo de um processo disciplinar e aí sim ser despedido. A sociedade em geral olha para os funcionários públicos com total desconfiança, por considerar que no momento em que um indivíduo pertence ao quadro do estado, o seu mau desempenho no trabalho em nada interfere com a sua permanência ou não na instituição. Apesar de a situação real não ser assim, a crença nos empregos vitalícios do Estado permanece. Contudo o estado tem provado, por diversas medidas que tem tomado, que os funcionários públicos têm a obrigação de cumprir o seu trabalho e que quando isso não sucede, há medidas a tomar.

Existe um clima de desconfiança criado entre o poder político e a administração, este sentimento é o reflexo da desconfiança que existe entre a sociedade e a Administração Pública. Os serviços públicos, sobretudo de prestação de serviços, são os intermediários entre o Estado e os cidadãos, e esta relação deve-se basear na confiança e na transparência. Os cidadãos querem poder confiar num governo que lhes transmita confiança, certezas de que se preocupa, certezas de que irá fazer o possível para resolver os problemas aos seus cidadãos. É um governo assim que a sociedade deseja.

 

 

“A Reforma da Administração Pública está na ordem do dia e é inevitável”[2]. A autora parte desta questão quente para elaborar uma obra de reflexão e apresentar propostas para a reforma da Administração Pública.

A actual reforma da Administração Pública incide, sobretudo, em áreas de gestão abrangendo estruturas, dirigentes e gestão do desempenho. É necessário reequacionar a dimensão do Estado, racionalizar as estruturas, reformular os métodos de trabalho e efectuar com eficácia e transparência a gestão dos recursos.

 

Arminda Neves colocou várias questões fulcrais, que devem ser respondidas, antes de se avançar para uma reforma da administração pública. Questões pertinentes como:

 “Que papel cabe ao Estado na actual sociedade da Informação e do conhecimento?” ou “Como caracterizar os clientes na Administração Pública?”, ou ainda “Será necessária uma reforma ou serão suficientes simples processos de modernização?”.

     Estas e outras questões levantadas pela autora são determinantes para uma reforma na Administração Pública que de facto resulte. Consciente que as mudanças a nível social e político obrigam a adaptações e evoluções constantes, é necessário que estes projectos de reforma venham antes de mais estabelecer os objectivos que a Administração Pública deve ter e manter, qual a sua missão, deve tentar compreender quais as falhas do serviço público, quais as políticas que têm sido úteis e benéficas e quais as medidas prejudiciais ou que ainda faltam tomar. Estas e muitas outras questões devem ser esclarecidas a posteriori, para que os serviços públicos cumpram aquele que, quanto a mim, é o seu grande objectivo, proporcionar respostas e prestar um serviço rápido e eficaz aos cidadãos. A reforma da administração pública deve assentar em medidas de desburocratização administrativa, deve haver uma aproximação ao cidadão, uma gestão racionalizada dos recursos, mas também tem que se pensar nos funcionários que tornam possível o serviço público, e encontrar medidas justas que promovam maior dinâmica entre o funcionalismo público. A finalidade da reforma da Administração Pública deve ser também a prestação de um serviço de qualidade, que assente na transparência e na confiança.


Bibliografia

 

NEVES, Arminda, “Gestão na Administração Pública”. Editora Pergaminho. Cascais, 1.ª edição, 2002.



[1] NEVES, Arminda, “Gestão na Administração Pública”. Editora Pergaminho. Cascais, 1.ª edição, 2002 pág. 33.

[2] Idem, ibidem, pág. 9

publicado por Sonia Negrao às 09:37

07
Mar 06


O conceito “organização” provém do prefixo grego "órganon", que exprime a ideia de “órgão, instrumento de trabalho” e este por sua vez designa “cada uma das partes de um mecanismo que exercem função especial”. Ora, perante toda esta riqueza semântica poder-se-á, desde logo, reconhecer a natureza específica de uma organização: ela é um corpo próprio, constituído por várias partes, que exercem uma função específica, em prole do objectivo ou missão para si traçados, dentro dessa mesma organização. É dentro deste contexto que falarei da instituição arquivo, um organismo com cerca de 6000 anos, mas cujo reconhecimento da sua natureza jurídica perfaz pouco mais de duas décadas. Um órgão complexo, cuja especificação das partes que o constituem se foram delineando ao longo da sua evolução, de alguns milhares de anos.
Os investigadores situam a origem dos arquivos no aparecimento da escrita, consequência natural de uma sociedade que se sedentarizava ao longo Vale do Nilo e da Mesopotâmia, no séc. IV a.c. A fixação das populações conduziu a uma complexificação da estrutura social e das relações, dando origem a instituições. A todo este fenómeno acresce a consciência de conservação e registo dos actos para uso futuro, como testemunho de algo que ocorreu e que pode ser necessário vir a comprovar futuramente. O documento é, então, o meio natural de prova de um acto jurídico, administrativo, legal, histórico, factual.
Neste grande movimento, verifica-se o aparecimento de locais, junto dos templos e palácios, onde se conservam determinados textos (missivas, assentos contabilísticos, textos literários, hinos religiosos, relatos históricos, tratados, contratos, actos notariais, testamentos, promissórias e recibos). O registo era feito em tabuinhas de argila, pelas populações sumérias -o papel vem muito depois. Nas placas já se reflectia uma incipiente estrutura administrativa e organizacional mas também uma estrutura diplomática, com grande preocupação com a identidade e autenticidade dos documentos.
Os romanos irão dar grande impulsão aos arquivos, em virtude do seu sentido prático e da importância que dada à administração. Neles, iremos encontrar uma verdadeira revolução, ao nível dos conceitos e métodos, a ponto de muitos deles serem ainda válidos. Por exemplo, um dos princípios que os contemporâneos herdaram deste povo foi a importância concedida à relação entre documento e entidade produtora. Diga-se, desde já, que este é o princípio de organização nuclear dos actuais arquivos (princípio da proveniência ). Contudo, neste período os arquivos ainda eram denominados por Tabularium. Apenas na Idade Média se generalizará o termo arkheion de origem grega.
Com os romanos encontraremos, ainda, a formação de uma complexa rede de arquivos, consoante o organismo. Isto é, cada instituição tinha o seu arquivo (princípio da territorialidade ); verifica-se o delinear das funções do arquivista (conservação, reprodução, validação de documentos, prescrição das condições de acesso e do escalonamento da própria carreira) e uma grande preocupação com a durabilidade e a manuseabilidade dos suportes, por isso insistirão, em particular, no papiro e pergaminho e investirão infrutiferamente na produção de papel.
Apesar da crescente importância dos arquivos para a sociedade, com a entrada na Idade Média, estes quase que deixam de existir. Porquê? Devido à instabilidade política e social, que conduz à fragilidade das instituições. Não nos esqueçamos que nestes períodos imperam os regimes feudais e as monarquias nómadas, que levam os arquivos consigo, na sua itinerância. Como solução apostou-se na cópia de documentos, que irão ser depositados nos cartórios eclesiásticos. Os primeiros documentos de chancelaria portugueses forma lavrados nos scriptorium do mosteiro de Santa Cruz, sendo os primeiros registos de 1217, sob o reinado de Afonso II. Em pleno século XIV, em resultado de uma administração que se descentraliza e que leva ao surgimento de novos e diversos cargos, os arquivos também se descentralizam e são nomeados os primeiros arquivistas oficiais nas Cortes Europeias.
Estes dez séculos, que perfazem a Idade Média, terminam no século XV, período de ideais humanistas, que se repercutirão no sentido dado aos arquivos: mais instrumental. Os cronistas oficiais, tais como Fernão Lopes, Gomes Eanes de Zurara; Rui de Pina, protagonizarão uma classe que se consciencializa do valor dos documentos. As novas ideias levam a novas formas de poder e a novas políticas. No século XVI dá-se uma grande concentração de arquivos, com a fusão dos acervos num único depósito. É nesta fase que são construídos os grandes arquivos estaduais de Génova, Áustria, Nápoles, Florença, Parma e Simancas, em Espanha, o último no ano de 1540. Portugal, seguindo este grande movimento internacional concentrará os seus vários cartórios medievais no Colégio de Artes, em Coimbra e decide integrar na Torre do Tombo os livros de contas dos Almoxarifados e Alfândegas, assim como a documentação das grandes casas do Reino e da Secretaria de Estado. Verifica-se, ainda, um grande aumento dos depósitos , em resultado do aprofundamento de competências do Estado; do reforço do poder central e do aumento de burocracia.
O mundo e logo os arquivos virão a conhecer nova transformação com o Iluminismo e todos os seus ideais liberais. Os iluministas irão apresentar um novo paradigma de arquivos, com a criação de um grande depósito central para toda a República e, não apenas para os órgãos de poder. A liberalização do acesso aos arquivos a toda a população, através da Lei Messidor 7, é, a meu ver, uma importante e rica herança deixada às gerações futuras. O que até aqui se tinha visto, era a evolução de uma organização, no sentido do poder vigente. Com a Revolução Francesa tal realidade, a bom ver, não se altera, mas só a possibilidade de abertura dos arquivos a toda a população, conduzirá no futuro à discussão de ideias, à chamada democratização da informação, do conhecimento. Contudo, há que não perder nunca de vista que os arquivos são um órgão de poder ao serviço do poder. É esta a sua origem, a sua finalidade e missão, na história de qualquer sociedade humana.
Voltando um pouco atrás, no ponto relativo à criação de um depósito central onde se concentrarão todos os arquivos, há que dizer que esta medida levou à perda de controlo sobre os documentos e obrigou à formalização de conceitos essenciais para restabelecer a ordem. Então, em França, enunciar-se-á o respeito pela origem e ordem natural, como o princípio de organização dos arquivos. Ideia que não é original, mas que conduziu à formalização e à consolidação da arquivística, como um corpus científico. Recorde-se que os romanos já organizavam a sua documentação respeitando este princípio e em Espanha, Holanda e Itália ele já vigorava desde o século XVII.
A par deste novo sentido dado aos arquivos, a Arquivística autonomiza-se da Paleografia e Diplomática (no século XIX) e da própria História.. Jenkinson dirá “os arquivos não se formam no interesse da história, mas sim porque têm duas qualidades distintas: a imparcialidade e a autenticidade, que levam ao conhecimento da verdade, entendida no contexto institucional” .
É, ainda, neste período que se publica Manual dos Arquivistas Holandeses, em 1989, por Muller. Esta publicação trará um novo fôlego à Arquivística, enquanto corpus científico e logo no enquadramento dado aos arquivos. Em Portugal surge a IGBAP (Instituto de Gestão de Bibliotecas e Arquivos de Portugal); em Itália fala-se da lei das três idades dos documentos e é formalmente encarado o problema da triagem e eliminação.
Problema que se agudizará com as duas grandes guerras Mundiais, nas quais se verificou um boom de produção de documentos, de onde surgiram duas posições: a inglesa e a alemã. Em Inglaterra defendia-se que a decisão da eliminação cabia à administração e não ao arquivista e, já na Alemanha entendia-se que o arquivista tinha um papel decisivo na eliminação, dando primazia à preservação.
Com o pós-guerra dá-se uma grande evolução tecnológica e uma nova explosão documental, que tem como consequência a ruptura dos arquivos históricos, devido à saturação dos depósitos. Baseado na lei das três idades, surge o arquivo intermédio, que conservará, junto do organismo produtor, documentação que não sendo muito utilizada pela organização, mantém valor de prova administrativa e jurídica.
Se é certo que ao se falar de “Arquivo” se fala de uma organização antiga e muito complexa que tem sobrevivido às grandes avalanches da Humanidade, tal sobrevivência advém disso mesmo: ela é a prova e fundamentação da sociedade humana. Guarda os seus segredos, garante a salubridade e futuro das instituições e enquanto organização coopera para a harmonização social, política, jurídica, legislativa, administrativa e financeira de um país.
Apesar de toda esta realidade, o certo é que os Arquivos gozam de um verdadeiro vazio jurídico. A Unesco e a CIa (Conselho Internacional de Arquivos) foram as primeiras organizações, de renome mundial, a chamar a atenção, nos anos oitenta, para esta situação, alertando para a urgente necessidade de ser criada uma verdadeira política arquivística, assente numa legislação que torne viável uma rede arquivística, que consolide as infra-estruturas já existentes, sempre acompanhada do desenvolvimento dos recursos humanos, financeiros e materiais.
A pedido destas organizações serão feitos vários estudos, que servirão de matriz à legislação nacional. Entre eles está um estudo desenvolvido por Eric Ketelaar, denominado Legislation et regulamentation en matiére d’archives et de gestion dês documents, accompagneé dês príncipes directeurs. Este estudo servirá de matriz à lei de bases dos arquivos nacionais, regulamentada no Decreto Lei 16/93 de 23 de Janeiro. Este apresenta-se como a “pedra basilar de uma política arquivística coordenada” , procurando criar mecanismos e defesa e preservação do património arquivístico português” , numa Europa comunitária de livre circulação de bens e pessoas.
Neste Decreto-Lei encontraremos finalmente definidos a natureza dos arquivos, os seus objectivos, instrumentos de trabalho, formalização de uma nomenclatura e até a atribuição de coimas em caso de infracção. O mais relevante parece ser mesmo o reconhecimento da sua importância ao dar-lhe fundamentação jurídica, enquanto organismo que entre outras coisas preserva parte do património nacional. Realidade que já ocorria, mas que formalmente não era reconhecida.
O certo é que muitas mais coisas haviam a dizer acerca desta organização ancestral que tem acompanhado a evolução da sociedade. Por evidentes limitações de espaço, ficar-me-ei por aqui, reconhecendo e ficando sensibilizada para esta grande instituição na qual, um dia, quem sabe, terei a oportunidade de trabalhar.






Discente: Clara Susana Pereira Branco
Pós-Graduação em Arquivos, Bibliotecas e Ciências da Informação, ramo de Arquivos
Nº de aluno: 3339
Disciplina: “Teoria e Gestão das Organizações”, 1º Semestre
Docente:Dr. Norberto Rodrigues
Ano Lectivo 2005/2006



Bibliografia:
BRABANDERE, Luc de, A Gestão das IdeiasDa Criatividade à Inovação, Instituto Piaget, 1998.

COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves, Os Fundamentos da Disciplina Arquivística,Publicações D. Quixote, 1998.

FIRMINO, Manuel Brazinha, Gestão das Organizações, Conceitos e Tendências Actuais, Escolar Editora, 2002.

SILVA, Armando Malheiro e outros, Arquivística, Teoria e Prática de uma Ciência da Informação,vol.I, Edições Afrotamento, série Plural, 1998.

Legislação:
Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro.
publicado por Sonia Negrao às 12:13

04
Mar 06

Em resultado do vazio jurídico que imperava no seio dos arquivos, a UNESCO desenvolveu uma série de estudos com vista à supressão desta realidade. O estudo Archival and records management legislation and regulations:a RAMP study with guidelines, da autoria de Eric Ketelaar, surge neste contexto. Nele, o investigador estabelece uma série de princípios gerais a que toda a política arquivística e consequente legislação, de qualquer país, deveria respeitar.
Sendo, então, este estudo e os princípios que enumera de crucial importância para o estudo e conhecimento da política arquivística nacional e respectiva legislação, achei por bem publicá-lo no site.
Atenção, o texto decorre em inglês. No caso de quererem aceder a todo o estudo (em veraõ PDF), deverão ir ao site www.ica.pt.



5. GUIDELINES FOR LEGISLATION AND REGULATIONS.
5.0 Introduction.
187. This chapter provides a summary of the main subjects which.should be
considered for inclusion in archival legislation and regulations. A
number of these subjects have already been treated in the NATIS
guidelines (chapter IV and V>, but in order to present a set of selfcontaining
guidelines, this study cites,where appropriate, the relevant
parts of the NATIS recommendations as NG, with the paragraph
number. Other references are to paragraph numbers in the present
study.
188. This summary distinguishes between essential subjects that should
be treated in the law and matters that are desirable or optional and
that could be treated in regulations. The greatest care must be taken
in applying these guidelines to the structure and objectives of the
archival services in a given country. Regulations can more easily be
changed than laws and offer consequently a flexible basis for the
implementation of archival and records management programmes. Their
flexibility, however, could prove to be a disadvantage in times of
political or financial difficulties since archival and records management
programmes may be altered through simple change of
the regulations or even through interpretation of too flexible
regulations.
Regulations issued by the minister responsible for the Archives may
lack the necessary authority with institutions responsible to other
ministers. Therefore the law should define clearly the distribution
of competencies and authorities.
In most countries the hierarchy of legislation includes, after the
law (act of Parliament) but before ministerial regulations, ordinances
, decrees- etc. issued by the Crown, the President, or the
Council of ministers, etc. Where possible, regulations with such a
supra-ministerial authority are preferable to regulations by a
minister or by the archival administration itself. In general, the
demarcation between the law and regulations depends to a great
extent on the legal tradition and administrative practices in a
particular country.
- 103 -
5.1 Definition of records and archives in qeneral (see para.13-25).
189. Every archival law should define public records in order “to avoid
ambiguity about the scope of the responsibility of the National
Archives” (NG para. 125). To set out the difference between archival
legislation and legislation in -other information fields, it is essential
that the definition of records makes it clear that records are
created, received and maintained by an institution or individual in
the transaction of its business. It is not always advisable to restrict
the definition to public records, because legislation will
necessarily affect, to some extent, private records and archives.
190. Enumeration of physical types or forms in the definition of records
always lags behind new technology, and thus creates continuing problems
of interpretation /l. Therefore a definition in general language,
covering recorded information, regardless of physical form or characteristics,
is essential (NG para. 126). Such a general definition
could be elaborated in regulations or a circular letter, by giving a
non-exhaustive enumeration of types and forms of documents and other
materials that are included in the definition.
5.2 Definition of public records and archives (see para. 26-32).
191. “It is important that legislation for public records should be
applied not only to the whole range of bodies which discharge the
legislative, judicial and administrative functions of the State,
but also to State-controlled corporations and all other organizations
directly or indirectly controlled by government, which can be considered
as public bodies. Failure to provide for statutory control over
the widest possible range of public bodies defeat much of the purpose
of archival legislation”(NG para. 127).
A definition referring to the origin of records (i.e. to provenance)
tends to reflect the professionally accepted definition of records
(P ara. IS), rather than a definition that refers to ownership. The
last type, however, which has been linked with the British concept
of “undisturbed custody” of records as the basis
i
- 104 -
for their evidential value, is used where the intention is to include
historical manuscripts and other documentary property belonging
to the State. “Whatever method of definition is used, it is desirable
to ensure against omission or future changes in the status of public
bodies by providing some formal means, without resort to new legislation,
of extending statutory control to any records which on grounds
of a technical interpretation of the definition or for other reasons,
appear to be excluded” (NG para. 127).
5.3 Inalienability and imprescribility of public archives.(see para.33-37).
192. Public archives are public property, part of the public domain,
and therefore inalienable and imprescribable. These qualities of
archives may, depending on the law of a given country, be made
explicit in an archival law. The National Archives should have a
right to replevin (or, at least, a right to make copies) of public
archives which have gone astray (NG para. 145).
5.4 Non-public archives (see para 38-50).
193. The National Archives should be entitled by law to acquire private
archives (NG para.143). Legislation should be considered making the
National Archives responsible for the compilation and maintenance
of a register of all archives of non-public provenance and all documentary
collections with research value. The law sh&ti$d ob&ige owners
and custodians of such “registered” archives to preserve them in the
best available conditions. Any change in the place of their deposit
should be rep&ted; and any proposal to sell or otherwise dispose
of them should be referred to the appropriate authority. Export of
such archives should be forbidden, or should be subject to the approval
of the competent archives authority (NG para. 159). The State
may be given a right to preferential purchase of private archives.
5.5 Functions and orqanization of public archives services (see para 51-61
194. The following functions of public archives services (national,
regional, local and special archival institutions) should be statutory
, apart from records management functions outlined in paragraphs
200 and 201 :
- 105 -
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v>
(vi>
(vii>
(viii)
the safe custody in suitable buildings and in suitable
environmental conditions of all(nationaT)archives, from
whatever public or non-public source transferred, including
archives in audio-visual, machine-readable and all other forms;
the arrangement and classification of archives according to
accepted archival principles and methods;
the provision of means of reference by whatever means are available
and appropriate in order to facilitate access to archives and
the retrieval of information in them;
the provision of search or reference rooms in which suitable
facilities are available for the inspection of archives
which are lawfully open to the public,and the provision of
other reference services (for dealing with postal inquiries,
etc.) which are necessary;
the provision of facilities for making copies of archives by
photographic or other reprographic processes, and for selling
such copies;
the provision of facilities for the repair and conservation
of archival material of all kinds by appropriate methods;
the publication of guides, texts, calendars, inventories,
finding-aids and any other works suitable for publication
prepared by staff of the Archives or commissioned by the
Archives;
the promotion of the educational value of archives in appropriate
ways including the preparation of exhibitions
and the loan of documents to exhibitions organized by other
institutions. (NG para.148).
195. The formal authority to take actions in respect of public records
may be vested with the Minister or with the National Archives or
some supreme archival authority. The NATIS Guideline (NG para.151)
does not express a preference. There are good reasons, however, to
prefer a distinction between professional and political responsibilities,
__._- -. --.- -_.-- -- -.--
- 106 -
to be reached by giving the National Archives a form of selfgovernment
and keeping them somewhat independent from the Minister.?
In most countries it is not a task for legislation to define the
internal organization of any organization or its staffing arrangements.
It is essential, however, for public archives legislation
to authorize the appointment of the head of the National Archives
and to define his statutory duties and responsibilities. Details
of internal structure and organization, which require some degree
of flexibility to meet changing conditions, and the recruitment and
qualifications of staff, are matters for which statutory authority
is usually considered unnecessary and may be dealt with by the general
staffing regulationsdrawn up for the Government service(NG para.149).
196. Regarding the internal organization of archives services, inclusion
in the law may fix the organization, leaving not much possibility
for development and necessary changes. Delmas /3gives a theoretical
organization chart of an archives service in three stages of growth./4
In 1977 the following principles were adopted by The National Association
of State Archives and Records Administrators (United States) to
assist the several States in the establishment and operation of State
archival and records management agencies :
I. Legislation.
Comprehensive legislation which recognizes the fundamental nature
of the relationship of government records as instruments of accountability
by the government to the people, evidence of public and
private rightsand obligations, an informational source on matters
involving the continuous administration and management of the
government;preserves the patrimony of the State as evidenced in its
records; and provides exclusive authority to carry out archives
and records management functions and responsibilities on a government-
wide basis.
- 107 -
II. Institutional identity.
The institutional character of the agency as the repository of the
permanently valuable records of the government to provide sufficient
autonomy for its protection against political interference, including
tenure for the agency head, civil service protection for its
personnel; and control of agency facilities, equipment and resources.
III. Organizational placement.
Placement within the government that prevents the submission of
the agency beneath competing interests; eliminates blurring of
functions with other professional agencies and disciplines; protects
against interference with agency program responsibilities under the
color of coordination authority; and eliminates hampering supervision
and control by having little or no professional knowledge of its
program responsibilities and operations.
IV. Program authority.
Sufficient authority for the agency to define records problems and
needs of the State, to prescribe appropriate programs, and to effectively
administer the programs.
V. Exclusive responsibility.
Exclusive program responsibilities that do not diffuse the primary
responsibility of the agency for government records.
VI. Appropriation and expenditure.
Funding by direct appropriation to the agency by the Legislature
with authority to budget and expend such funds.
VII. Internal policy.
Exclusive agency determination.of the internal policies and professional
needs of the agency.
VIII. Regulations and standards.
Power to prescribe and enforce rules, regulations and standards
relating to government records administration. /5
-... ----.___- -- ~.. ..--. .--.--.
- 108 -
5.6 National archives system (see para.62-69).
197. “Always a matter of legislative concern, the organization of public
archives is closely related with the administrative system of each
country”. /
6
In any circumstances it will be necessary to establish a
central organization, with executive and advisory functions, responsible
to a Minister charged with the implementation of an agreed national
archives policy (see paragraph 198). In some countries it would be appropriate
for these co-ordinating functions to be exercised by the
National Archives, or at least by a separate Directorate within it; in
some it would be more suitable to create a separate executive authority;
and in others, where it is constitutionally impossible to provide
central direction, it should be possible to achieve some measure of
co-ordination by a suitably constituted Advisory Council, with
no executive powers (NG para.161).
5.7 Ministerial responsibility csee para.70-72).
198. A matter which requires legislative action and which demands careful
consideration is the choice of the minister responsible for the
archives (NG para.150)./7 The Natis guidelines review the arguments
for placement of the archives under the minister for cultural affairs
and express a preference for a minister who has a considerable degree
of inter-ministerial influence or authority. Such a preference is based
on the fact that an archives service should be deeply involved in
across-the-board records management activities which might be more
effectively performed with the support of such a minister. This matter
was discussed during the 19th International Conference of the Round
Table on Archives /8, which advocated placement at the highest level I
of inter-ministerial or supra-ministerial authority. But in this
respect “no system can be said to be ideal” /9, especially lyhen one
takes into account that the best placed minister is the one personally
interested in the work of the archives, and.such placement cannot
be guaranteed by legislation. I
5.8 Advisory Body (Archives Council! !see para., 73-83). I
199. In some countries there may be a preference to give the Archival
Council executive and/or supervisory powers, depending on the stru- I
- 109 -
ture of the national archives system (see para, 197) In most
archival laws however, the Archives Council is simply an advisory
body to enlist the participation/representation of producers and
users of archives in the formulation and implementation of records
management and archival policy / 10 . The law should determine the
function, the main responsibilities and the composition of the
Archives Council. The details of its membership and functioning
should be regulated in regulations / 11 .
The Council should be consulted on all projects of a legislative
chracter relating to records/archives, the establishment or modification
of the archival network and all draft records schedules.
It may be desirable to also consult the Council dn postponement
of transfer, restriction of access, and the training programme.
The Council may be called upon to participate in the drafting
or revision of archival legislation and/or regulations.
The law should specify that the Archives Council consists of members
ex officio (among them the National Archivist) and members appointed
by the Head of State or the Council of Ministers.
5.9 Records manaqement.(see para. 84-92).
200. The seventh International Congress on Archives (1972) highlighted
the lack, in nearly all except the socialist countries, of special
legislation which clearly formulates rights and obligations of administrative
archives./12 The degree of control exercised by archive
services over current records varies widely from one country to another.
/13 The very minimum should be a right of inspection (see
para.202), together with control over appraisal, destruction and
transfer (see paras. 204 and 205). The involvement of the National
Archives in records management /
14
should preferably -extend to the
formulating of standards, procedures and guidelines and training of
agency records offices. Maximum involvement -statutory responsibility
for the whole range of records management functions-(desirable
as it would appear to be),will not be feasible in many countries, .
and indeed, in the USA there has been a recent revision in this position.
- 110 -
201. Regulations and/or circulars should regulate :
- responsibilities of the registries
- professional qualifications, training,
- records creation (incl. forms management, standards on media,
equipment and supplies, paperwork management)
- filing (filing plans may beapproved by the National Archives)
- security classification
- arrangement and description of records
- consultation, lending (communication of records/archives)
- reprography
- vital records management
- preservation
5.10 Right of inspection (see para. 93-99).
202. The legal link between records management and the Archives is formed
by giving the latter a right of inspection, not only regarding the
disposal of records, but, in principle, of all records management
functions and operations involved with current and semi-current
records. Inspection is useless without a provision for sanctions
as an ultimate remedy.
5.11 Records centres (see para. 100-102).
203. There should be legislative authorization, where possible, enabling
a National Archives to establish and operate records centres if circumstances
demand such action. , power to compel government departments
and agencies to transfer non-current records to a records
center is also necessary (NG para. 133).
5.12 Appraisal and destruction (see para. 103-115).
204. The law should oblige all bodies producing public records not to
destroy without account being taken of long-term research values,
and the National Archives must have responsibility for ensuring
that such values are indentified and that records of research
D
- 111 -
interest are preserved (NG para. 132).
5.13 Transfer (see para. 116-131).
205. The main statutory requirement for transfer is that public records
selected for permanent preservation (which have been in existence
for more than a prescribed number of years) should be transferred
to the National Archives (NG para. 134).
5.14 Deposit of official publications- (see para. 132-136).
206. Prescription of legal deposit of books and other printed publications
does not belong to the domain of archival legislation. However, a record
copy of every government publication should be deposited in National
Archives, whether or not a legal deposit with the National Library exists.
5.15 Preservation (see para. 137-142).
207. The first responsibility of the National Archives,and indeed of any
archival institution,is the safe custody in suitable buildings and
environmental conditions of all archives. Legislation should authorize
the National Archives to provide for facilities for the repair
.and conservation of archival material (NG para. 148). The
regulations should lay down security measures./ 15
5.16 Arranqement and description (see para. 143-149).
208. Legislation should ensure that all public records are kept under
sufficient administrative and intellectual control. One of the
functions of any archives service should be the arrangement and classification
of archives according to accepted archival principles
and methods and the publication of guides,inventories and
other finding aids.
5.17 Access (see para. 150-168).
209. The right of access to public records, subject to prescribed conditions
intended to protect their safe custody and physical condition,
- 112 -
should be clearly stated in archival legislation. The most important
aspect of this matter for consideration is the term of years after
the creation of documents during which public records should normally
be kept closed and are not available for research. In most countries
consideration of this question has led to the general
opening of records when they are more than 25 or 30 years old. Whatever
closure period1 is adopted, it is necessary to provide
machinery for giving access to some documents after shorter
or longer periods by making general exceptions,and to allow access
to closed records by individual research workers in exceptional cases
(NG para. 140-142). /16
5.18 Reprography (see para. 169-176).
210. It is desirable that archival legislation provide that there
is no breach in copyright when any document, open to public
inspection and in the custody of the National Archives or other public
archives service,is copied or published (NG para. 147).
211. It may be considered necessary to include in archival legislation
a provision that the legal validity of records in government departments
or other organizations is not affected by their transfer to
the National Archives. Legislation should also provide that the National
Archives or other archival authority lawfully holding such records
may certify -any copies of documents (NG para.146).
5.19 Personnel (see para. 177-182).
212. It is essential that the law provides a basis for detailed regulations
on the recruitment, appointment, promotion, professional
qualifications, and training of archives staff.
5.20 Enforcement (see para. 187-186).
213. Apart from special penal provisions enforcing the right of inspection,
the inalienability of public archives, the protection and
control of the export of private archives and the professional
- 113 -
secrecy of archivists are records managers, legislation should
include a general clause prohibiting the damage, mutilation,
destruction,and removal from custody of public archives.
publicado por Sonia Negrao às 20:29

Relatório

A arquivística apresenta a escrita como o meio original dos arquivos reflectindo uma ordem social cada vez mais complexa e estruturada em torno de organismos, onde o Estado tinha um papel centralizador, delegando, desde logo, nos primeiros arquivos a guarda e conservação dos seus actos administrativos, jurídicos, legislativos e religiosos.
Se é certo que nestes primeiros arquivos, que remontam ao séc. IV a.c., se reflecte já uma preocupação pela conservação e registo dos actos para uso futuro, há também nesta atitude a consciência do valor primeiro do documento: o seu valor de prova. Prova dos actos, mas também de uma ordem, sustentados por um sistema legal, onde a lei rege a acção dos homens e os documentos comprovam a legalidade desses mesmos actos.
Ora, apesar da realidade dos arquivos estar intrinsecamente ligada ao sistema jurídico, administrativo, social e político de uma sociedade, a verdade é que em matéria de arquivos existe um grande vazio jurídico, devido principalmente à relação próxima e estreita que os arquivos mantiveram desde sempre com os regimes políticos vigentes.
A UNESCO e a CIA (Conselho Internacional de Arquivos) foram as primeiras organizações, de renome internacional, a abordar as questões das leis ligadas aos arquivos e a chamar a atenção para a urgência de uma política arquivística, assente numa legislação que torne viável uma rede arquivística, que consolide as infra-estruturas já existentes e, é claro, acompanhada sempre do desenvolvimento dos recursos humanos, financeiros e materiais. Couture diz, a propósito: “a legislação arquivística para além de ser um elemento iniciador da política nacional de arquivos, fornece um elemento indicador privilegiado do estado de desenvolvimento dessa mesma política”.
Portugal definirá a sua política arquivística nacional ao aprovar o Decreto – Lei 16/93, de 23 de Janeiro, em alguns pontos posteriormente rectificado pela Lei 14/94, de 11 de Maio. O próprio decreto, criado num contexto de crescente consciencialização internacional, relativamente à importância de uma legislação arquivística, parece ir de encontro a muitos dos princípios orientadores traçados por Eric Ketelaar no estudo RAMP feito para a UNESCO Legislation et reglementation en matiére d’archives e de gestion dês documents, accompagnée des pincipes directeurs, Nele, Ketelaar defende, em relação aos arquivos, a existência de dois tipos de diplomas: a lei, onde deve constar os princípios fundamentais, apresentados de uma forma clara e objectiva, para que não se dê azo a ambiguidades; e a regulamentação, de carácter flexivo e mais opcional. Entre outras situações, encontramo-lo a defender uma lei que prima pela coerência e objectividade na definição de competências e responsabilidades; na definição das unidades de trabalho e da nomenclatura arquivística; na criação de uma entidade gestora da política dos arquivos, com autonomia suficiente para actuar, independentemente das mudanças políticas que ocorra numa sociedade. Estes e outros pontos veremos tratados na própria lei portuguesa, em questão, e que passarei a abordar.
A lei de bases dos arquivos portugueses apresenta-se como “a pedra basilar de uma política arquivística nacional coordenada” , procurando criar mecanismos de defesa e de preservação do património arquivístico português , numa Europa comunitária de livre circulação de bens e de supressão de fronteiras, cabendo ao presente diploma definir “o regime geral dos arquivos e do património arquivístico” (artigo 1, Decreto – Lei 16/93).
Sendo, então, este um diploma fundador e iniciador de uma real política arquivística, nele procura-se definir de uma forma clara e objectiva os princípios que regerão os arquivos nacionais.
1-definição de competências e responsabilidades:
Princípio Geral (artg. 2); Atribuições do Estado (artg.3); Gestão nacional de arquivos (artgs. 7 e 8)

2-definição de unidades de trabalho e de noções arquivísticas:
Arquivos e património arquivístico protegido (art.4); Fundo ou núcleo, colecção e documento de arquivo (artg. 5); Categorias de arquivos (artg.9); Arquivo definitivo público (artg. 10); Arquivo intermédio público (artg. 11);

3- Gestão de documentos:
Noção (artg. 13); Sistemas de Gestão de documentos (artg. 14) Promoção de sistemas de gestão de documentos (artg. 15); Incorporações (artg. 16)

4- Comunicação e Consevação:
Comunicação do património arquivístico (artg. 17); Compensação pelo acesso público (artg. 18); Dever de manifesto (artg. 19); Dever de conservação (artg. 20)

5-Regime Jurídico
Classificação dos bens do património arquivístico (artg. 21); Processo de classificação (artg. 22); Caducidade do processo de classificação (artg. 23); Audição dos proprietários (artg. 24); Homologação e notificação (artg. 25); Impugnação contenciosa (artg. 26); classificação (artg. 27); Certificado de registo (artg. 28); Desclassificação (artg. 29; Pré-classificação (artg. 30);

6- Alienação
Alienação e mudança de detenção (artg. 31); Direito de preferência (artg. 32); Permuta (artg. 33);

7-Exportação e Importação
Exportação definitiva e temporária (artg. 34); Despacho ministerial de autorização (artg. 35); Declaração do valor do bem a exportar (artg. 36); Permanência de um bem no estrangeiro (artg. 37); Importação (artg. 38);

8-Penalizações
Previsão penal (artg. 39); Contra-ordenações (artg. 40); Sanções acessórias (artg. 41); Competência para o procedimento contra-ordenacional (artg. 42); Bem em perigo de destruição ou deterioração (artg. 43)

Sendo, então, estas as pedras que sustêm o edifício, destacarei alguns pilares em particular, por razões de ordem espacial, mas também pela sua relevância. Parece-me ser de crucial importância a definição das responsabilidades e competências. No artigo 2, do Decreto – Lei 16/93, define-se que é “direito e dever de todos os cidadãos, do Estado e das demais entidades públicas e privadas preservar, defender e valorizar o património arquivístico”, competindo ao Estado o papel de promover o inventário do património arquivístico nacional; de apoiar a organização dos arquivos e de “garantir, facilitar e promover o acesso à documentação detida pelas entidades públicas”.
Estas e outras competências encontram-se definidas nos artigos 2º e 3º e serão delegadas no IAN/TT, o órgão de gestão eleito para a execução da política arquivística nacional, através do artigo 8: “Arquivos Nacionais/Torre do Tombo são o órgão de gestão nacional dos arquivos, doravante designado por órgão de gestão, cabendo-lhe a execução da política arquivística nacional” (artigo 8, Decreto – Lei 16/93). O Instituto dos Arquivos Nacionais da Torre do Tombo encontra-se regulamentado no Decreto-Lei nº 60/97, de 20 de Março. A autonomia da instituição, relativamente aos órgãos de poder, parece salvaguardada pelo enquadramento da sua natureza jurídica- “pessoa colectiva de direito público dotada de personalidade jurídica, património próprio e de autonomia administrativa”, ficando sobre a tutela do Ministro da Cultura. (artigo 1, Decreto-Lei nº 60/97). Entre muitas outras competências compete-lhe coordenar o sistema nacional de arquivos; superintender técnica e normativamente os arquivos; promover a formação na área da arquivística; construir e gerir edifícios destinados aos arquivos distritais, e outras.
Outro pilar importante no Decreto-Lei 16/93 é a definição de unidades nucleares de trabalho, tendo por base os três princípios que fundamentam a arquivística: princípio da territorialidade; princípio da proveniência; ciclo de vida dos documentos. Assim acontece ao definir o arquivo como “um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exercício da sua actividade por uma entidade, pública ou privada, e conservados, respeitando a organização original, tendo em vista objectivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, ao serviço das entidades que os detêm, dos investigadores e dos cidadãos em geral”. É, ainda, arquivo “uma instituição cultural ou unidade administrativa onde se recolhe, conserva, trata e difunde a documentação arquivística” (artigo 4, Decreto – Lei 16/93).
Quanto à classificação dos arquivos, tendo por base a sua territorialidade, a lei portuguesa (artigos 9º e 10, Decreto – Lei 16/93º) distingue os arquivos nacionais, como aqueles que conservam predominantemente documentação proveniente da administração central; os arquivos regionais, onde está reunida a documentação “superior ao âmbito municipal e inferior ao âmbito nacional”; e os arquivos municipais, onde está reunida documentação relativa ao município. Quanto à titularidade existem arquivos públicos e privados. É, ainda, reconhecido o ciclo de vida dos documentos, em três fases: a de arquivo corrente, em que os documentos são necessários à entidade que o produziu ou recebeu; a de arquivo intermédio, em não sendo tão necessários se conservam devido ao seu valor administrativo; e, por fim, a de arquivo histórico, em que os documentos perdendo o seu valor primário e conservam permanentemente para fins testemunhais, de investigação.
No que toca à Gestão de documentos, a lei portuguesa define-a como “um conjunto de operações e procedimentos técnicos que visam a racionalização e eficácia na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos”, nos diferentes ciclos de vida do documento (artigo 13º, Decreto – Lei 16/93).Cabe ao “serviço de origem” implementar um sistema de gestão de documentos, tendo em conta a política vigente adoptada. Mas é da responsabilidade do IAN/TT, enquanto órgão superintendente e coordenador da rede de arquivos nacionais promover, incentivar e apoiar tecnicamente a implantação de sistemas de gestão de documentos. Contudo, os critérios de avaliação e de selecção; prazos de conservação e formas de eliminação são definidos por decreto regulamentar. (artigo 15º, Decreto – Lei 16/93).
No que toca à comunicação do património arquivístico, o direito de acesso encontra-se salvaguardado no artigo 17º (Decreto – Lei 16/93) -“É garantida a comunicação da documentação conservada em arquivos públicos”-, sendo impostas algumas excepções, nomeadamente na defesa do direito à privacidade do indivíduo.
É, ainda, dever daqueles que sejam possuidores de fundos ou documentos de interesse para o património arquivístico manifestá-los junto do IAN/TT (artigo 19º, Decreto – Lei 16/93), ao qual compete iniciar o processo de classificação de arquivos ou documentos (artigo 22ª, Decreto – Lei 16/93), devendo este mesmo órgão propor ao Governo os arquivos e documentos que mereçam ser objecto de especial protecção, devido ao seu valor informativo ou probatório. Num melhor aprofundamento desta matéria veja-se a Lei 107/2001, de 8 de Setembro, que estabelece as bases da política de protecção e valorização do património cultural ou o próprio Decreto-Lei 60/97, de 20 de Março, que regulamenta e define as competências do IAN/TT, ambos aqui referidos.
Por último, realçarei a natureza punitiva desta lei, que vê no atentado contra o património arquivístico um crime punível com coimas, com suspensões ou até afastamento por tempo limitado do exercício de um cargo. Mais uma vez cabe ao IAN/TT processar a aplicação das coimas e respectivas sanções. (artigos 39º, 40º, 41º, 42º, do Decreto – Lei 16/93).
Falar da lei de bases dos arquivos portugueses, assim como de qualquer outra nacionalidade, é tomar consciência de uma nova atitude face aos arquivos, a qual, a meu ver, traçará a par do desenvolvimento da disciplina arquivística e da nova era da informação novos campos de orientação, outros enquadramentos e novas e sempre pertinentes interrogações.












Clara Susana Pereira Branco
















UNIVERSIDADE DE ÉVORA





Decreto – Lei 16/93, de 23 de Janeiro

(a lei de bases dos arquivos)







Bibliografia:

COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves Os Fundamentos da disciplina arquivística, Publicações Dom Quixote, 1998

KETELAAR,Eric, Legislation et regulamentaion en matiére d’archives et de gestion des documents accompagnée des principes directeurs, Paris, UNESCO, P. III (www.ica.org)

Decretos-Lei consultados

-Decreto-Lei 16/93 de 23 de Janeiro
-Lei 107/2001, de 8 de Setembro
-Decreto –Lei 60/97, de 20 de Março
-Decreto - Lei 247/91, de 10 de Julho
-Decreto – Lei 447/ 98, de 10 de Dezembro

Sites consultados:
www.ica.org
www.iantt.pt


publicado por Sonia Negrao às 19:55

16
Fev 06
Relatório

O presente relatório é o resultado de um trabalho repartido em duas fases: a primeira diz respeito à investigação de sites de arquivos na Web, com vista à compreensão e a uma melhor apreensão da realidade dos arquivos digitais, que culminou com a apresentação em “Gestão de Arquivos” de um caso particular.
Tal investigação on-line, ainda que não seguindo critérios científicos, levou-me a deparar com um meio (arquivos digitais nacionais) heterogéneo, onde coexistem sites de grande qualidade, ao nível dos conteúdos, da concretização de objectivos, da sua funcionalidade, representando uma mais valia para a instituição Arquivo, que representam, com sites, de fraca qualidade, de objectivos pouco claros, com pouco ou nenhuma interactividade.
Foi esta, pois, a consciência que tomei ao realizar este trabalho, optando por debruçar o meu estudo sobre o site do Arquivo Distrital de Beja (ADB), um modelo de arquivo digital pela negativa, no sentido em que segue apenas orientações informativas, e com graves lacunas, e não permite a interactividade do cibernauta com o site e logo com o próprio ADB.
E porque é que tendo arquivos digitais, de qualidade elevada, me debrucei sobre um arquivo onde se evidenciam as fragilidades? Porque achei importante mostrar o outro lado, a outra realidade dos arquivos digitais nacionais, o menos “bonito”, o imperfeito, entendendo que, no cômputo da aula, tal seria relevante para dar um retrato aproximado da realidade arquivística digital portuguesa. Realidade com que me depararei no exercício da profissão. É esta a segunda fase que há pouco referi: a apresentação à turma do site escolhido.
Ora, a “fragilidade” deste site começa no seu próprio endereço electrónico, sem um domínio próprio, como recomenda o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o que irá dificultar o acesso ao arquivo pelos cibernautas interessados. Veja-se: o seu endereço é http://www.cidadevirtual.pt/arq-dist-beja/index.html, ao contrário de outros arquivos distritais, como é o caso do Arquivo Distrital de Braga (http://www.adb.uminho.pt/) ou o Arquivo Distrital do Porto (http://www.adporto.org/).
E se continuarmos nesta linha de orientação, traçada pelas Directrizes gerais para a construção de websites de instituições arquivísticas, do CONARQ, verificamos que o site do ADB, deste modo, se afasta de um dos princípios basilares das directrizes: atrair novos públicos: “(...) este espaço, além de redefinir as formas de relacionamento com os usuários tradicionais, poderá atrair outros que, por várias razões, difícil ou raramente procurariam o Arquivo como realidade física” .Tal meta ainda é mais dificultada pela inexistência de um e-mail electrónico, que permita a chamada “transferência de informação e prestação de serviços ao usuário”, enunciadas nas directrizes. Ou seja, deparamo-nos com uma “página estática”, que não permite qualquer tipo de interactividade quer na prestação de serviços (Arquivo-utilizador) fechando-se, deste modo, às necessidades e interesses que a comunidade poderá ter nesta instituição e à sua real utilidade, enquanto “novo espaço de transferência e uso da informação”
Contudo, a dificuldade em contactar o ADB mantém-se se decidirmos fazê-lo por outros meios que não os electrónicos. Por exemplo, se decidirmos fazê-lo através de carta, a morada está incompleta, porque falta o código postal; e se decidirmos dirigirmo-nos por nós próprios ao edifício do ADB, a planta, desenhada à mão em papel e digitalizada, está ilegível e levanta dúvidas. O que afasta este arquivo do projecto de concretização da “sociedade da informação que queremos construir: é preciso facilitar o acesso aos acervos culturais nacionais. O acesso, para os cidadãos, à produção arquivística, cultural e científica das nossas instituições-bibliotecas, arquivos, museus, colecções particulares, etc.-deve ser facultado em formato digital para permitir consultas de forma mais fácil e eficiente”, como é referido nas Directrizes, do CONARQ .
Na página principal, apresenta-se um “Sumário”, que nos direcciona para novas páginas, através de links, onde encontramos dados relativos ao ADB: 1)Historial e atribuições; 2) Condições de acesso e serviços; 3) Fundos e colecções; 4) Mapa de Localização do A . D. Beja; e, por último, temos vários links para os Arquivos Históricos do Distrito (Concelhos de Aljustrel, Alvito, Beja, Cuba, Moura, Serpa), onde a existência de um mapa facilita o acesso à informação desejada.
No 1) Historial e atribuições dá-se conhecimento da história deste arquivo, criado em 1965, pelo Decreto Lei nº 46350, onde contudo falta referir a sua Natureza Jurídica (arquivo público); a subordinação administrativa; o responsável; os contactos e o horário de atendimento público. Ou seja, não é feita qualquer referência à estrutura institucional e administrativa, deste Arquivo. O que contradiz a própria natureza e origem dos arquivos: a instituição.
No link referente às Condições de acesso e serviços, o utilizador é informado da utilidade do ADB para fins científicos, sendo também esclarecido da sua importância, enquanto espaço de consulta e de reprodução de documentos. Toma, ainda, conhecimento da existência de uma sala de leitura com microfilmes, de uma sala de aula, de uma sala de estudo, da existência de visitas guiadas ao Arquivo e também da existência de exposições documentais.
Contudo, não apresenta on-line o preçário das reproduções, nem o tipo de reproduções (microfilme, fotocópia simples, imagem digital), nem a legislação referente à reprodução; assim como não faculta qualquer forma de contacto on-line do arquivo ou pessoas responsáveis, o que obriga o interessado a dirigir-se às instalações do ADB..
Refira-se, ainda, que a disponibilização de um formulário on-line, para marcação de visitas de estudo, era bastante útil, assim como, era de grande importância um link que direccionasse o cibernauta para as “Novidades”, onde seria informado das iniciativas levadas a cabo pelo ADB- exposições, conferências, debates, projectos... A propósito, refira-se a inexistência de qualquer referência a projectos em que este esteja envolvido, assim como as suas áreas de intervenção (apoio técnico, gestão de documentos, transferências de suportes em arquivo, gestão de imagens e documentos de arquivo, a preservação) ou até algum tipo de cooperações que poderão ter com algumas instituições regionais ou nacionais.
A identificação do público que o site vai servir é de primordial importância para a concepção e desenvolvimento deste. Ora, parece-me evidente que os arquivos digitais servem pelo menos dois tipos de público: o que procura o arquivo para fins científicos, e que domina a maioria dos conceitos da arquivística e aquele que desconhece tais conceitos e que o procura para consulta ou reprodução de documentos. Neste site, a identificação de um público-alvo parece-me ser algo nebuloso. Falta um glossário de alguns termos arquivísticos, importantes para quem desconhece esta instituição e onde tudo é novidade (fundo, secção, série, processo, documento, sub-série, entidade detentora, grupos de arquivo, unidade de instalação).
Assim como, não disponibiliza qualquer instrumento de pesquisa on-line de fundos, secções, de documentos simples, de documentos compostos, de unidades de instituição, utilizados numa pesquisa mais avançada, para um público mais conhecedor; ou um tipo de pesquisa básica, onde o auxiliar de pesquisa, ajuda os mais leigos. Peca, ainda, pela falta de acesso a uma base de dados por parte dos utilizadores, assim como a referência aos técnicos e seus contactos, disponíveis para os ajudar.
No link Fundos e Colecções, é feita uma breve história de cada fundo e colecção, existentes no ADB, assim como apresenta as datas extremas e o seu estado de conservação (Fundos paroquiais; notariais; Judiciais; Cartórios; Processos Cíveis e Crime; Provedorias e Alomoxarifados; Governo Civil; Junta Distrital de Beja; Fundos monásticos; Câmara Eclesiástica de Beja; Fundos de Misericórdias e Confrarias; Batalhão Nacional de Caçadores de Beja; Família Camacho Brito; José Silvestre Ribeiro; Pe. José Inácio Henriques de Mira; “O Bejense”; Quinta Distrital de Beja; Empresa Metalúrgica Alentejana). Contudo, era bastante útil que fosse disponibilizado on-line o inventário e o catálogo, respeitante aos fundos e colecções, em formato PDF, o mais comum.
Entre muitas outras ausências há a registar, ainda, a falta de uma versão noutro idioma (o Inglês); o contador de acessos ao site; a sua última actualização; o mapa do site; mecanismos de busca do site; a disponibilização de links arquivísticos e todos os outros mecanismos anteriormente referidos, e que são cruciais para a criação de um site interactivo, mais próximo da sua comunidade, e da sociedade de informação que as Directrizes do CONARQ procuram construir e que vão de encontro aos interesses da “Declaração de Bolonha”, de 19 de Junho de 1999, feita pelos Ministros da Educação Europeus:
”A Europe of Knowledge is now widely recognised as an irreplaceable factor for social and human growth and as an indispensable component to consolidate and enrich the European citizenship, capable of giving its citizens the necessary competences to face the challenges of the new millenium, together with an awareness of shared values and belonging to a common social and cultural space.”
Nesta “Europa do Conhecimento”, espaço de consolidação social e cultural entre cidadãos, espaço de crescimento humano, os Arquivos têm um papel fundamental nessa mesma consolidação. A Internet aparece às mãos de todos como um importante veículo de informação, entre cidadãos e instituições culturais, artísticas e científicas e uma forma dinâmica e actual de prestação de serviços, de que urge apreender o seu alcance pelas entidades responsáveis.


Clara Susana Pereira Branco
UNIVERSIDADE DE ÉVORA











Relatório



“O Arquivo Distrital de Beja na sua versão digital”
http://www.cidadevirtual.pt/arq-dist-beja/index.html





Gestão de Arquivos






Clara Susana Pereira Branco
publicado por Sonia Negrao às 16:03

Relatório


A oportunidade de elaborar este estudo surgiu no âmbito da avaliação da cadeira, Gestão de Arquivos, orientada pelo Prof. Doutor Paulo Guimarães. Coube-me analisar a portaria 412/2001 que regulamenta a documentação produzida e recebida pelas autarquias locais. Começarei, numa primeira fase, por traçar uma breve evolução dos parâmetros de avaliação, salientando a principal legislação produzida nesta área e procurando mostrar a implicação que esta trouxe à documentação das autarquias locais. Numa segunda fase, será analisada e avaliada, mais especificadamente a portaria 412/2001, estabelecendo uma analogia com a portaria 503/86, documentos que regulamentam, a documentação produzida pelo poder local.

Breve História da legislação arquivística na área da Administração Pública

Em 1971, a Bibliotecária-arquivista do Tribunal de Contas afirmava que “(…) um dos problemas dominantes da Arquivística moderna é sem dúvida a falta de espaço, devido ao aumento constante da produção dos arquivos dinâmicos da administração, que vêem crescer progressivamente ano após ano o seu recheio (…).” A 24 de Janeiro de 1972 saía em diário do governo o decreto-lei 29/72, que seria o primeiro passo na regulamentação arquivística, definindo o enquadramento legal que permitia aos serviços públicos, incluindo autarquias locais, resolverem o problema da documentação acumulada. Este decreto determinou que cada organismo público fizesse publicar uma portaria em que fosse identificada a documentação a eliminar e a conservar definitivamente. Ao abrigo deste decreto-lei fizeram-se eliminações pouco criteriosas; aliás as portarias eram todas muito semelhantes: não havia o cuidado de analisar a produção documental de cada serviço; partia-se do princípio que a documentação dos diferentes organismos públicos era toda igual ou semelhante e, como tal, a legislação podia ser perfeitamente idêntica para todos os serviços. As especificidades de cada serviço foram, desta forma, ignoradas.
No que concerne à documentação que possuísse valor secundário esta deveria ser transferida para os “arquivos eruditos”, como eram tratados na altura os arquivos definitivos. A microfilmagem passou a ser um instrumento bastante requerido, mas o seu elevado custo e a dificuldade de aceder à documentação microfilmada, depressa bloqueou este processo. E com o bloqueio deste processo depressa a documentação voltou a acumular-se. A 9 de Setembro de 1986, no seguimento do enunciado pelo decreto-lei 29/72, é promulgada a portaria 503/86 que estipulou os prazos de conservação para a documentação das autarquias locais.
Até este momento o que se fazia eram eliminações descontroladas, e conservações casuísticas e descoordenadas. Por esta razão, tentou-se desenvolver novas políticas documentais, que se por um lado estabeleciam uma ordem nas eliminações e conservações descoordenadas, por outro tentavam responsabilizar os serviços e organismos públicos pelos seus arquivos. Surge assim o Decreto-Lei 447/88, de dez de Dezembro. Este decreto demonstra que o papel dos Arquivos não é unicamente a preservação da "Memória Colectiva" de um país. Bem organizados, os arquivos são um instrumento fundamental para a boa gestão e administração dos organismos públicos e privados. Em 1971, já havia sido feito um alerta na “ (…) questão da destruição maciça e constante da documentação em certos organismos públicos e privados (…)” . Este decreto regulamenta, ainda, a pré-arquivagem da documentação na posse de organismos públicos, entre eles as autarquias locais e institui a reformulação, no prazo de um ano, de todas as portarias que saíram ao abrigo do decreto-lei 29/72. É claro que este objectivo foi rapidamente posto de lado devido ao curto espaço de tempo que previa para a reformulação das portarias. Esta situação obrigava a uma revisão de todo o regime jurídico dos arquivos. É, então, publicado o decreto-lei 121/92, que procurava normalizar as séries documentais e o destino final de cada uma. Este diploma pretende, tornar mais fácil a aplicação do decreto 447/88, facilitando o fluxo documental e a recuperação da informação, através da programação de eliminações e transferências coordenadas entre os serviços produtores e o serviço receptor e gestor de documentação, o Arquivo. Este decreto fixa tabelas de avaliação, selecção e eliminação da documentação de arquivo, produzida e recebida pelos organismos públicos, no âmbito das suas actividades e funções.
Antes da elaboração das portarias tinha que se analisar com rigor toda a documentação produzida/ recebida pelos organismos públicos. É claro que esta tarefa não era de modo algum simples, a sua complexidade demonstrou antes o contrário, a ponto de se excluir a administração local. É certo que a análise da documentação produzida pela administração pública levanta variadíssimos problemas, devido à multiplicidade de serviços que produzem documentação semelhante. É pois necessário “ (…) olhar para cada série documental, na dupla perspectiva cultural e administrativa. (…)”
Os prazos de conservação da documentação em arquivo são calculados em função do valor primário que os documentos têm. Estes valores são jurídicos, administrativos, fiscais ou financeiros. A cada unidade arquivística, a cada série faz-se corresponder um prazo administrativo em anos, assim como o seu destino final. A determinação do valor secundário da documentação é fundamental para a decisão sobre a conservação ou a eliminação de uma unidade arquivística.
A necessidade de salvaguardar documentação com valor secundário prende-se primeiro, pela salvaguarda da identidade e do ambiente orgânico-funcional dos serviços, e depois pela salvaguarda da memória colectiva. Penso que esta é uma das tarefas mais difíceis para o legislador: Como definir os parâmetros que estabelecem se uma série documental é fundamental para a memória colectiva?

A portaria 412/2001

A portaria 412/2001 aprova o regulamento arquivístico para as autarquias locais, e revoga a portaria 503/86. Este regulamento “é aplicável à documentação produzida e recebida pelas autarquias locais no âmbito das suas atribuições e competências.” Este regulamento permite uma percentagem de eliminação na ordem dos 61%, enquanto a tabela prevista na portaria 503/86 só atingia 43% Na sua tabela estão contempladas cerca de 735 séries/subséries documentais, repartidas por 53 áreas/subáreas funcionais que estão ordenadas alfabeticamente quanto ao seu enquadramento orgânico-legal.
Ao analisar o artigo segundo da portaria, cumpre primeiro esclarecer em que consiste a avaliação. Por avaliação entende-se “a determinação do valor arquivístico e/ou histórico dos documentos de um arquivo, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente num arquivo definitivo ou eliminação, após o respectivo prazo de conservação.” Mais sucintamente avaliar é decidir qual a documentação que vai ser eliminada e qual a que vai ser conservada permanentemente. A avaliação é sempre feita a conjuntos de documentos, séries documentais, e nunca a documentos isolados. Nunca se devem eliminar séries documentais que a lei não previu. O ponto quarto do artigo segundo da portaria 412/2001 faz uma ressalva muito interessante para a documentação que não está prevista na tabela de selecção. Perante esta situação, o legislador esclarece que “(…) se aplicam, por analogia, as orientações estabelecidas para as séries ou sub-séries homólogas constantes da tabela de selecção” , o que é muito complicado para o arquivista, uma vez que quando se avalia deve-se procurar saber o contexto em que a informação foi criada e utilizada. Augusto Malheiro da Silva e Fernanda Ribeiro consideram que deve haver uma mudança de atitude perante a avaliação, considerando que “(…) ela não deve continuar a ser vista como uma missão difícil e especial do arquivista, encravada entre uma Administração em geral hostil e o habitual público de historiadores, pressionante e insatisfeito, mas antes como uma das operações metodológicas ao serviço do conhecimento cientifico da informação social (…)” . Estes dois arquivistas partilham a ideia de que avaliar não serve apenas para libertar espaço, não é uma “operação de limpeza”, é antes de tudo o “(…) rentabilizar interna e externamente a memória institucional como um bem estratégico e social que é (…)” . Mas para tornar possível o bom funcionamento do arquivo corrente utilizam-se as tabelas que permitem seleccionar e eliminar documentos ou séries documentais quando cumpridos os respectivos prazos prescricionais e precaucionais.
Um Arquivista deve utilizar do bom senso e apoiar-se na legislação no processo complicado de avaliação e selecção de documentação. Por vezes, tanto os serviços produtores como o arquivista partilham a ideia que determinada documentação não deve ser eliminada; ou que esta possui um valor importante para a autarquia mas, que não está previsto na legislação a sua conservação. A portaria procura dar resposta a este tipo de situações no ponto quatro, do artigo sexto, que autoriza a autarquia a conservar a título definitivo documentação, desde que não prejudique o funcionamento do serviço. Mas o contrário também pode ocorrer, e a autarquia pode querer eliminar documentação que a legislação não previu eliminar. Para o fazer terá de pedir autorização ao Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo, órgão regulador da política arquivística. Devido às razões atrás esboçadas considera-se sensato seguir os prazos prescritivos como também a precaução perante a eliminação.
A portaria 412/2001 avalia a documentação produzida e recebida pelas autarquias locais e faz corresponder a cada série documental um prazo de conservação administrativa, traduzido em anos. Ao analisar a tabela de selecção verifiquei que o prazo mínimo de conservação é de três anos e o máximo de cinquenta anos. Depois de definido o prazo de conservação administrativa é decidido o destino final dessa documentação, nomeadamente a conservação definitiva ou a eliminação. Mas, nalgumas séries, a portaria quando elimina, faz uma ressalva e a documentação pode ser eliminada desde que seja recuperável noutra série.
De acordo com o ponto um, do artigo terceiro da portaria, cabe aos serviços de arquivo fazerem cumprir estes prazos de conservação, que têm início a partir da data de encerramento do processo/ data final dos procedimentos administrativos. Os documentos conservados permanentemente devem ser conservados no seu suporte original. O recurso à microfilmagem de substituição deve ser feita apenas por razões de gestão de espaço ou de conservação, devido aos seus custos elevados. Quando findam os prazos de conservação previstos na tabela de selecção, cabe aos serviços produtores remeterem a documentação ao serviço de Arquivo. O que normalmente sucede é que as transferências de documentação são feitas casualmente sem qualquer tipo de calendarização. A legislação aconselha a calendarizar as remessas de documentos, que devem ser acompanhadas por uma guia de remessa, feita em triplicado . Quanto à eliminação da documentação, esta deve ser sempre superintendida pelos serviços de arquivo. Os documentos que vão ser eliminados devem sempre fazer-se acompanhar de um auto de eliminação , que tem de ser assinado pelos responsáveis do serviço produtor e do serviço de arquivo e pelo presidente da autarquia, ou seu representante.

As portarias 412/2001 e 503/86

Para se compreender as inovações da portaria 412/2001, convém analisar muito sumariamente os pontos essenciais da portaria 503/86. Nesta portaria a conservação da documentação era feita sob determinados parâmetros, uma vez que só eram conservados os documentos que se revestissem de interesse para a investigação ou que representassem de alguma forma as actividades levadas a cabo pela autarquia, dando a possibilidade de preservar os documentos “pertinentes” para a autarquia, por mais 20 anos, sob o prazo estabelecido por lei. A opção pela conservação de uma série ou alguns documentos de uma série, a chamada conservação por amostragem, o legislador aconselha a que se escolha o ano mais significativo para a autarquia, ou outro organismo. Esta portaria vem também estabelecer que os prazos de conservação dos documentos começam a contar a partir do encerramento do processo, do último documento a dar entrada. Estabelece ainda a importância da confidencialidade dos dados pessoais mesmo após a eliminação, alertando para a necessidade de se impossibilitar qualquer reconstituição dos documentos eliminados.
Uma analogia entre estas duas portarias, que estão na base da gestão documental em termos de autarquias locais, torna evidente as diferenças que as caracterizam. A primeira portaria compreende um número muito superior de séries documentais, nomeadamente 735, já a segunda apresenta à volta de 300 séries.

Outra diferença é a substituição em determinadas séries de alguns documentos, nomeadamente os livros de registo pelos registos como nos demonstra estes dois exemplos tirados das duas portarias.
Os prazos administrativos dos livros de registos de processos de transgressão fiscal tinham, segundo a portaria 503/86, o prazo de conservação de trinta anos, sendo o seu destino final a conservação por amostragem. Enquanto que na portaria 412/2001 a série homóloga, registo de processos de contra-ordenação, deve ser conservada durante 10 anos e findo este prazo é eliminada. No caso da série Toponímia e numeração policial, a portaria 412/2001, estabelece o prazo de conservação administrativa em cinco anos, tendo como destino final a eliminação, desde que recuperável nas actas de reuniões de Câmara. A série homóloga, na portaria 503/86, é conservada definitivamente. Estes dois exemplos ilustram, de certo modo, a diferença entre as duas portarias. A portaria 503/86 estabelecia, no artigo terceiro, que “(…) toda a documentação existente não constante do mapa referido no n.º 1 poderá ser destruída, mediante parecer vinculativo do respectivo arquivo distrital (…)” . Podemos, facilmente, imaginar as eliminações em massa realizadas ao abrigo deste artigo.
Neste contexto jurídico são várias as questões que se levantam. Como é possível pedir a um organismo que proceda à avaliação, selecção e eliminação de documentos quando uma grande maioria nem tem noção do que é um Arquivo, da sua utilidade? Se não o compreendem, como podem tomar medidas concernantes à sua organização?

Em jeito de conclusão podemos afirmar que através de portarias, como a 412/2001, os organismos públicos, neste caso as autarquias locais, já podem eliminar os documentos que deixaram de ter valor administrativo. Para estas, a possibilidade de ganhar espaço nos arquivos, para os documentos que produzem diariamente, é muitas vezes uma "miragem". Esta portaria garantiu a estes organismos locais a possibilidade de arranjar “algum” espaço, na medida em que elimina bastantes séries documentais, sensivelmente sessenta e um por cento. No entanto, as séries documentais que conserva são aquelas que ocupam mais espaço nas prateleiras, é o caso das obras municipais, obras particulares, correspondência recebida, correspondência expedida ou processos individuais de funcionários. Só estas séries que aqui foram enumeradas ocupam a quase totalidade dos depósitos das autarquias locais, e estas são de conservação permanente. O problema está, pois, muito longe de ser resolvido. Outro problema prende-se com o desinteresse pela legislação desta área. Aquando a elaboração das portarias foi pedido às autarquias que dessem a sua opinião sobre este novo instrumento legal, mas penas algumas Câmaras responderam ao solicitado.
Temos, então, um novo problema: a documentação que a portaria não prevê. Esta situação acontece porque as autarquias não se preocuparam com a especificidade de cada organismo, de cada serviço. Pensaram que aquela portaria servia para todos os organismos públicos. Quando se questionam os serviços de arquivo sobre esta documentação não prevista na lei, a resposta é geralmente esta: aguarda-se regulamentação sobre o assunto. O investigador António Maranhão Peixoto, sobre este assunto, realizou um levantamento impressionante sobre a condição dos arquivos municipais em Portugal. Segundo este:
“(…) Arquivos enquanto unidades orgânicas no país temos:
1 Departamento 1, Divisões 4, Secções 39, Serviços 6, Sectores 5
Dependo da área administrativa integram:
2 Departamentos 19, Divisões 55, Repartições 23, Secções 54,
Dependem da presidência/vereação 14
Enquanto unidades administrativas formam:
3 Centro de documentação e arquivo 1, Secções 39, Sectores 5, Serviços 27.
Na área cultural estão incluídos em:
4 Departamentos 13, Divisões 12, Serviços 8 (…)” .

Estes indicadores demonstram claramente o estado desolador em que se encontram os Arquivos, a falta de responsabilidade político-administrativa do governo, e o trabalho urgente que há por realizar.
Os Arquivos Municipais são um instrumento indispensável ao poder; são um sistema de informação imprescindível; são o produto e o resultado natural da actividade do município; são a imagem da sua organização e da sua gestão. Precisam no entanto de regulamentação para a sua documentação que cresce de maneira assustadora . A portaria 412/2001 foi e é um instrumento indispensável e determinante para a gestão dos Arquivos Municipais. Se o Arquivo estiver organizado, as eliminações calendarizadas e as transferências para os arquivos históricos programadas é mais fácil recuperar rapidamente a informação. Este é, aliás, um dos grandes objectivos dos Arquivos, a recuperação rápida da informação. Toda esta legislação procura tornar a informação mais acessível, e essa acessibilidade deve ser feita com a maior brevidade possível. Esta portaria permite a criação de algum espaço nos depósitos dos arquivos das autarquias locais, o que representa vantagens na racionalização dos procedimentos assim como um aumento da eficácia dos próprios serviços. No entanto, muito trabalho há por fazer porque a portaria, apesar de eliminar à volta de 63% da documentação produzida, muito mais que a sua antecessora – a portaria 503/86 –, não resolve o problema das séries documentais de maiores dimensões. Penso que é pertinente explicar o porquê da introdução da portaria 503/86 neste relatório, mas que já não se aplica aos documentos que estão em fase corrente ou Intermédia. No entanto, para organizar um Arquivo Histórico é mais fácil reconhecer a organização atribuída pelos serviços com a portaria 503/86. Por esta razão, e também porque foi a portaria que antecedeu a portaria 412/2001, achei que faria todo o sentido citar esta portaria.
As resoluções futuras a tomar nesta área devem privilegiar digitalizações ou microfilmagens das séries mais volumosas, pois são estas que enchem os depósitos das autarquias locais, e que dão muito que fazer aos arquivistas.



Bibliografia

ALVES, Ivone [et al.] – Dicionário de Terminologia Arquivística. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993.

BASTOS, Isabel Teixeira e GARCIA, Maria Madalena, “A Gestão de Documentos: Balanço e Perspectivas”, Cadernos BAD, S.L, 2 (1992).

MALHEIRO DA SILVA, Armando, RIBEIRO, Fernanda, RAMOS, Júlio e REAL, Manuel Luís: Arquivística: Teoria e prática de uma ciência da informação. Porto: Biblioteca das Ciências do Homem, Edições Afrontamento, 2.ª ed.: 2002.

MALHEIRO DA SILVA, Armando e RIBEIRO, Fernanda, “A avaliação em arquivística: Reformulação teórico-prática de uma operação metodológica”, Cadernos BAD, S.L., (2001).

MOREIRA, Alzira, “Conservação, Selecção e Eliminação de documentos nos arquivos administrativos”. Cadernos Biblioteca, Arquivos e Documentalistas. Coimbra, 9 (1972).

MUNDET, Cruz: Manual de Archivistica. Madrid: Fundácion Germán Sánchez Rui Pérez, 2003.

PEIXOTO, António Maranhão, “Arquivos municipais: evolução e afirmação”, Cadernos BAD, 2 (2002).


Legislação consultada

Decreto-lei n.º 121/92 de dois de Julho.

Decreto-lei n.º 447/88, de dez de Dezembro.

Decreto-lei n.º 121/92, de dois de Julho.

Decreto-lei n.º 16/93, de vinte e três de Janeiro.

Decreto-lei n.º 29/72, de vinte e quatro de Janeiro.

Portaria n.º 412/2001 de dezassete de Abril.

Portaria n.º 503/86 de nove de Setembro.


SIFGN
publicado por Sonia Negrao às 15:37

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