Pequena contribuição sobre arquivos

07
Mar 06


O conceito “organização” provém do prefixo grego "órganon", que exprime a ideia de “órgão, instrumento de trabalho” e este por sua vez designa “cada uma das partes de um mecanismo que exercem função especial”. Ora, perante toda esta riqueza semântica poder-se-á, desde logo, reconhecer a natureza específica de uma organização: ela é um corpo próprio, constituído por várias partes, que exercem uma função específica, em prole do objectivo ou missão para si traçados, dentro dessa mesma organização. É dentro deste contexto que falarei da instituição arquivo, um organismo com cerca de 6000 anos, mas cujo reconhecimento da sua natureza jurídica perfaz pouco mais de duas décadas. Um órgão complexo, cuja especificação das partes que o constituem se foram delineando ao longo da sua evolução, de alguns milhares de anos.
Os investigadores situam a origem dos arquivos no aparecimento da escrita, consequência natural de uma sociedade que se sedentarizava ao longo Vale do Nilo e da Mesopotâmia, no séc. IV a.c. A fixação das populações conduziu a uma complexificação da estrutura social e das relações, dando origem a instituições. A todo este fenómeno acresce a consciência de conservação e registo dos actos para uso futuro, como testemunho de algo que ocorreu e que pode ser necessário vir a comprovar futuramente. O documento é, então, o meio natural de prova de um acto jurídico, administrativo, legal, histórico, factual.
Neste grande movimento, verifica-se o aparecimento de locais, junto dos templos e palácios, onde se conservam determinados textos (missivas, assentos contabilísticos, textos literários, hinos religiosos, relatos históricos, tratados, contratos, actos notariais, testamentos, promissórias e recibos). O registo era feito em tabuinhas de argila, pelas populações sumérias -o papel vem muito depois. Nas placas já se reflectia uma incipiente estrutura administrativa e organizacional mas também uma estrutura diplomática, com grande preocupação com a identidade e autenticidade dos documentos.
Os romanos irão dar grande impulsão aos arquivos, em virtude do seu sentido prático e da importância que dada à administração. Neles, iremos encontrar uma verdadeira revolução, ao nível dos conceitos e métodos, a ponto de muitos deles serem ainda válidos. Por exemplo, um dos princípios que os contemporâneos herdaram deste povo foi a importância concedida à relação entre documento e entidade produtora. Diga-se, desde já, que este é o princípio de organização nuclear dos actuais arquivos (princípio da proveniência ). Contudo, neste período os arquivos ainda eram denominados por Tabularium. Apenas na Idade Média se generalizará o termo arkheion de origem grega.
Com os romanos encontraremos, ainda, a formação de uma complexa rede de arquivos, consoante o organismo. Isto é, cada instituição tinha o seu arquivo (princípio da territorialidade ); verifica-se o delinear das funções do arquivista (conservação, reprodução, validação de documentos, prescrição das condições de acesso e do escalonamento da própria carreira) e uma grande preocupação com a durabilidade e a manuseabilidade dos suportes, por isso insistirão, em particular, no papiro e pergaminho e investirão infrutiferamente na produção de papel.
Apesar da crescente importância dos arquivos para a sociedade, com a entrada na Idade Média, estes quase que deixam de existir. Porquê? Devido à instabilidade política e social, que conduz à fragilidade das instituições. Não nos esqueçamos que nestes períodos imperam os regimes feudais e as monarquias nómadas, que levam os arquivos consigo, na sua itinerância. Como solução apostou-se na cópia de documentos, que irão ser depositados nos cartórios eclesiásticos. Os primeiros documentos de chancelaria portugueses forma lavrados nos scriptorium do mosteiro de Santa Cruz, sendo os primeiros registos de 1217, sob o reinado de Afonso II. Em pleno século XIV, em resultado de uma administração que se descentraliza e que leva ao surgimento de novos e diversos cargos, os arquivos também se descentralizam e são nomeados os primeiros arquivistas oficiais nas Cortes Europeias.
Estes dez séculos, que perfazem a Idade Média, terminam no século XV, período de ideais humanistas, que se repercutirão no sentido dado aos arquivos: mais instrumental. Os cronistas oficiais, tais como Fernão Lopes, Gomes Eanes de Zurara; Rui de Pina, protagonizarão uma classe que se consciencializa do valor dos documentos. As novas ideias levam a novas formas de poder e a novas políticas. No século XVI dá-se uma grande concentração de arquivos, com a fusão dos acervos num único depósito. É nesta fase que são construídos os grandes arquivos estaduais de Génova, Áustria, Nápoles, Florença, Parma e Simancas, em Espanha, o último no ano de 1540. Portugal, seguindo este grande movimento internacional concentrará os seus vários cartórios medievais no Colégio de Artes, em Coimbra e decide integrar na Torre do Tombo os livros de contas dos Almoxarifados e Alfândegas, assim como a documentação das grandes casas do Reino e da Secretaria de Estado. Verifica-se, ainda, um grande aumento dos depósitos , em resultado do aprofundamento de competências do Estado; do reforço do poder central e do aumento de burocracia.
O mundo e logo os arquivos virão a conhecer nova transformação com o Iluminismo e todos os seus ideais liberais. Os iluministas irão apresentar um novo paradigma de arquivos, com a criação de um grande depósito central para toda a República e, não apenas para os órgãos de poder. A liberalização do acesso aos arquivos a toda a população, através da Lei Messidor 7, é, a meu ver, uma importante e rica herança deixada às gerações futuras. O que até aqui se tinha visto, era a evolução de uma organização, no sentido do poder vigente. Com a Revolução Francesa tal realidade, a bom ver, não se altera, mas só a possibilidade de abertura dos arquivos a toda a população, conduzirá no futuro à discussão de ideias, à chamada democratização da informação, do conhecimento. Contudo, há que não perder nunca de vista que os arquivos são um órgão de poder ao serviço do poder. É esta a sua origem, a sua finalidade e missão, na história de qualquer sociedade humana.
Voltando um pouco atrás, no ponto relativo à criação de um depósito central onde se concentrarão todos os arquivos, há que dizer que esta medida levou à perda de controlo sobre os documentos e obrigou à formalização de conceitos essenciais para restabelecer a ordem. Então, em França, enunciar-se-á o respeito pela origem e ordem natural, como o princípio de organização dos arquivos. Ideia que não é original, mas que conduziu à formalização e à consolidação da arquivística, como um corpus científico. Recorde-se que os romanos já organizavam a sua documentação respeitando este princípio e em Espanha, Holanda e Itália ele já vigorava desde o século XVII.
A par deste novo sentido dado aos arquivos, a Arquivística autonomiza-se da Paleografia e Diplomática (no século XIX) e da própria História.. Jenkinson dirá “os arquivos não se formam no interesse da história, mas sim porque têm duas qualidades distintas: a imparcialidade e a autenticidade, que levam ao conhecimento da verdade, entendida no contexto institucional” .
É, ainda, neste período que se publica Manual dos Arquivistas Holandeses, em 1989, por Muller. Esta publicação trará um novo fôlego à Arquivística, enquanto corpus científico e logo no enquadramento dado aos arquivos. Em Portugal surge a IGBAP (Instituto de Gestão de Bibliotecas e Arquivos de Portugal); em Itália fala-se da lei das três idades dos documentos e é formalmente encarado o problema da triagem e eliminação.
Problema que se agudizará com as duas grandes guerras Mundiais, nas quais se verificou um boom de produção de documentos, de onde surgiram duas posições: a inglesa e a alemã. Em Inglaterra defendia-se que a decisão da eliminação cabia à administração e não ao arquivista e, já na Alemanha entendia-se que o arquivista tinha um papel decisivo na eliminação, dando primazia à preservação.
Com o pós-guerra dá-se uma grande evolução tecnológica e uma nova explosão documental, que tem como consequência a ruptura dos arquivos históricos, devido à saturação dos depósitos. Baseado na lei das três idades, surge o arquivo intermédio, que conservará, junto do organismo produtor, documentação que não sendo muito utilizada pela organização, mantém valor de prova administrativa e jurídica.
Se é certo que ao se falar de “Arquivo” se fala de uma organização antiga e muito complexa que tem sobrevivido às grandes avalanches da Humanidade, tal sobrevivência advém disso mesmo: ela é a prova e fundamentação da sociedade humana. Guarda os seus segredos, garante a salubridade e futuro das instituições e enquanto organização coopera para a harmonização social, política, jurídica, legislativa, administrativa e financeira de um país.
Apesar de toda esta realidade, o certo é que os Arquivos gozam de um verdadeiro vazio jurídico. A Unesco e a CIa (Conselho Internacional de Arquivos) foram as primeiras organizações, de renome mundial, a chamar a atenção, nos anos oitenta, para esta situação, alertando para a urgente necessidade de ser criada uma verdadeira política arquivística, assente numa legislação que torne viável uma rede arquivística, que consolide as infra-estruturas já existentes, sempre acompanhada do desenvolvimento dos recursos humanos, financeiros e materiais.
A pedido destas organizações serão feitos vários estudos, que servirão de matriz à legislação nacional. Entre eles está um estudo desenvolvido por Eric Ketelaar, denominado Legislation et regulamentation en matiére d’archives et de gestion dês documents, accompagneé dês príncipes directeurs. Este estudo servirá de matriz à lei de bases dos arquivos nacionais, regulamentada no Decreto Lei 16/93 de 23 de Janeiro. Este apresenta-se como a “pedra basilar de uma política arquivística coordenada” , procurando criar mecanismos e defesa e preservação do património arquivístico português” , numa Europa comunitária de livre circulação de bens e pessoas.
Neste Decreto-Lei encontraremos finalmente definidos a natureza dos arquivos, os seus objectivos, instrumentos de trabalho, formalização de uma nomenclatura e até a atribuição de coimas em caso de infracção. O mais relevante parece ser mesmo o reconhecimento da sua importância ao dar-lhe fundamentação jurídica, enquanto organismo que entre outras coisas preserva parte do património nacional. Realidade que já ocorria, mas que formalmente não era reconhecida.
O certo é que muitas mais coisas haviam a dizer acerca desta organização ancestral que tem acompanhado a evolução da sociedade. Por evidentes limitações de espaço, ficar-me-ei por aqui, reconhecendo e ficando sensibilizada para esta grande instituição na qual, um dia, quem sabe, terei a oportunidade de trabalhar.






Discente: Clara Susana Pereira Branco
Pós-Graduação em Arquivos, Bibliotecas e Ciências da Informação, ramo de Arquivos
Nº de aluno: 3339
Disciplina: “Teoria e Gestão das Organizações”, 1º Semestre
Docente:Dr. Norberto Rodrigues
Ano Lectivo 2005/2006



Bibliografia:
BRABANDERE, Luc de, A Gestão das IdeiasDa Criatividade à Inovação, Instituto Piaget, 1998.

COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves, Os Fundamentos da Disciplina Arquivística,Publicações D. Quixote, 1998.

FIRMINO, Manuel Brazinha, Gestão das Organizações, Conceitos e Tendências Actuais, Escolar Editora, 2002.

SILVA, Armando Malheiro e outros, Arquivística, Teoria e Prática de uma Ciência da Informação,vol.I, Edições Afrotamento, série Plural, 1998.

Legislação:
Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro.
publicado por Sonia Negrao às 12:13

Excelente blog. Um autor como este fazia falta no forum de discussão http://www.espacofuncoapublica.com. Este é um forum para a defesa da classe dos funcionarios publicos.
matopolitico a 27 de Março de 2008 às 15:12

os Arquiologistas descobriram evidências no vale do nilo no Sec. XIV a.c. e não no séc IV não é certo que seja a origem do arquivo
bruno a 1 de Setembro de 2009 às 18:53

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