Pequena contribuição sobre arquivos

15
Jun 09

 Resumos de algumas das comunicações das Jornadas.

 

 

O Sistema de Gestão Documental como plataforma de Arquivo Electrónico
 
Eng. Fernando Faria
 
 
É prática comum as Organizações possuírem diferentes fontes de produção de documentos, muitas delas com repositórios próprios, sem normalização entre eles. A implementação de um Sistema de Gestão Documental transversal à Organização pretende dar resposta a esta questão, oferecendo um arquivo electrónico comum para cada fase de arquivo, facilitando assim a gestão e classificação de todos os documentos. A implementação, desde o momento da captura, de um plano de classificação que defina a meta informação e as políticas de retenção, aliado a outras características como seja a autenticação digital e o registo de operações sobre os documentos, é essencial para ser criado um arquivo electrónico integro, seguro e auditável.
 
 
 
 
O Arquivo Municipal de Lisboa: o amanhã começa hoje
 
 
Irene Catarino
  
Num contexto em que a economia global se baseia na informação, no conhecimento e na comunicação, os profissionais da informação têm responsabilidades acrescidas. Os serviços por eles prestados à população apetrecham os cidadãos com ferramentas imprescindíveis a uma cidadania mais activa.
 
O Arquivo Municipal de Lisboa está consciente da importância das Tecnologias da Informação e da Comunicação como instrumento fundamental para:
 
Reforma dos organismos públicos;
Melhorar o acesso à informação;
Aumentar a eficácia dos serviços prestados;
Simplificar procedimentos;
Diminuir tempos de espera;
Partilhar a informação pelos diferentes tipos de utilizadores
Racionalizar as ferramentas de gestão pessoal e institucional.
 
 
Através desta comunicação pretende-se revelar os objectivos que estão por detrás de alguns dos Projectos em curso no Arquivo Municipal de Lisboa, entre eles o de Digitalização e o de Gestão Integrada de Arquivos, dando a conhecer, ao público em geral, as suas mais valias relativamente à modernização administrativa.
 
 
Modernização Administrativa
 
Sílvia Duarte
 
Na sociedade actual, onde cada vez mais o acesso e a democratização da informação contribuem para o debate cívico e para a promoção da cidadania, a «modernização administrativa» pode ser o factor da mudança, para uma participação activa de todos
os cidadãos na «sociedade da informação».
Numa perspectiva de interesse público exige-se, hoje mais do que nunca, aos Municípios uma permanente capacidade de adaptação, enquanto entidades que apresentam uma configuração singular. Também toda a iniciativa a estes subjacente, se desenvolve em torno de serviços públicos que actuam a níveis sócio - económicos capazes de prestar um serviço eficaz e uma resposta adequada e atempada.
Assim, os processos burocráticos tendem a extinguir-se em benefício de processos expeditos e simplificados que permitem uma maior proximidade entre a Câmara e os seus clientes, aliviando os cidadãos de obstáculos administrativos.
A problemática da transparência administrativa, assume uma maior relevância nas preocupações quer dos Municípios - abertos e ao serviço da comunidade - quer dos cidadãos, que vão adquirindo consciência dos seus direitos.
Dado que esta transparência, é apanágio de um novo paradigma, e que se encontra na dependência da sua aplicação por todos os cidadãos, o que se afirma, é o direito de todos a participar neste projecto de modernização administrativa.
Porque se exige, cada vez mais, de uma sociedade «em acelerada mudança», uma resposta eficaz e com qualidade, temos de ser persistentes no cumprimento da nossa missão.
 
 
Os arquivos e a gestão dos documentos de conservação permanente
  
João Sabóia
   
 O panorama do Património Arquivístico no Algarve em 1998, ano da implementação do Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais (PARAM), não era muito brilhante pois contava com um número diminuto de arquivos organizados, de inventários editados e um número reduzido de técnicos especializados, o único técnico superior de arquivo existente no Algarve[1] encontrava-se no Arquivo Distrital de Faro e os 5 técnicos profissionais de arquivo presentes em instituições algarvias estavam repartidos pelo Arquivo Distrital, três, e pela Câmara Municipal de Loulé, dois.
Desta forma o Arquivo Distrital de Faro teve como missão, desde a sua implementação, a salvaguarda do património arquivístico e informacional e a promoção da organização dos arquivos nas diversas instituições algarvias, tal como, também, se constituiu na grande memóriaadministrativa e histórica, onde a informação organizada e fundamental à defesa dos interesses e da identidade do Algarve e dos seus moradores se depositava, organizava e se difundia.
O Arquivo Distrital, também, procurou garantir o direito do cidadão ao acesso à informação de acordo com o artigo 268º, sobre os direitos e garantias dos administrados, da Constituição Portuguesa.
Sabemos, no entanto, que a legislação produzida para facilitar e proteger o acesso aos documentos depende, na prática, do estado de organização dos arquivos, da capacidade e do interesse das instituições em manter a informação tratada e disponibilizada a quem dela precisa.
Neste século XXI os arquivistas defrontam-se com grandes desafios, tais como a necessidade de centrar o serviço de arquivo numa única unidade orgânica, de promover a implementação da Gestão de Qualidade e de apoiar o progresso da Gestão Documental Electrónica nas diversas instituições algarvias.
 
Estes são alguns dos desafios a que os arquivistas estão confrontados no seu papel de servir os seus utentes internos e externos, transformando, assim, os arquivos em verdadeiros recursos para a gestão, para a administração e para a cultura, aumentado, desta forma, a sua visibilidade como agentes do desenvolvimento da sociedade algarvia, ao propiciarem o conhecimento do meio local e da sua cultura permitindo, assim, ao cidadão o desenvolvimento do seu sentido crítico e da compreensão solidária por aquilo que o rodeia.
 
 

 

publicado por Sonia Negrao às 19:55

Boas! Têm algum documento físico das jornadas, tipo actas?
obrigado.
Anónimo a 16 de Junho de 2009 às 18:56

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