Pequena contribuição sobre arquivos

16
Fev 06
Introdução

No âmbito da cadeira de Gestão de Arquivos, “Arquivos espanhóis em Rede” procura demonstrar a importância que as entidades espanholas atribuem à Internet, e à divulgação dos seus documentos através deste meio. O portal dos Arquivos Espanhóis em Rede foi disponibilizado ao público em 2003 com o intuito de integrar todos os Arquivos Estatais dependentes do Ministério da Cultura de Espanha.
Os nossos vizinhos serviram-se das Novas Tecnologias, para tornar o mundo dos arquivos mais acessível aos utilizadores. Este casamento veio alterar por completo a visão tradicional que se tem de um Arquivo e dos seus utilizadores. Actualmente não se atribui ao Arquivo um papel de índole meramente cultural, ou seja, é muito mais do que isso, segundo Silvestre Lacerda é “parte integrante do exercício de cidadania e factor de desenvolvimento da democracia (…). ” O acesso à documentação on-line e a sua consequente divulgação, abriu as portas dos Arquivos a um público muito mais heterogéneo, nem sempre especializado, académico ou estudante, por vezes apenas curioso.
O que se pretende é precisamente alargar os horizontes, porque a memória de um povo não se pode circunscrever apenas a académicos, mas sim como defende CRUZ MUNDET, que os arquivos devem ser um espaço aberto a todos, não um espaço reservado apenas a especialistas . Assim o presente estará alinhavado em duas partes:
- I – O Projecto dos Arquivos Espanhóis em Rede;
- II – Instrumentos disponíveis no Portal;


I – O Projecto dos Arquivos Espanhóis em Rede

O impacto provocado pelas Novas Tecnologias veio garantir que os objectivos para os quais os Arquivos foram criados possam ser cumpridos, nomeadamente, a conservação e gestão de documentos produzidos por uma ou várias entidades no decorrer da sua actividade, a recuperação rápida da informação, e a promoção do acesso à documentação.
Actualmente é possível aceder a variadíssimos Arquivos Estatais, com a generalização de páginas on-line. O portal “Archivos Españoles en Red” tenta chegar mais longe, para que o utilizador aceda a documentação custodiada por entidades diferentes, evitando-se pesquisar em vários sítios. O projecto “Archivos Españoles en Red”, adiante designado AER, foi desenvolvido, pelo Ministério da Cultura Espanhol, com o objectivo de difundir os conteúdos culturais dos Arquivos Espanhóis .
Este inovador projecto concentra neste portal, as bases de dados provenientes da grande maioria dos Arquivos Estatais Espanhóis, possibilitando ao investigador o acesso ao maior número de fontes no mais curto espaço de tempo. Assim as dificuldades sentidas pelo utilizador são suprimidas, o espaço geográfico, os horários e o tempo de espera deixam de constituir obstáculo. Este projecto tem dois grandes objectivos, a unificação das práticas arquivísticas e a normalização da descrição, seguindo os parâmetros da União Europeia, nomeadamente a ISAD G e a ISAAR. Pode-se aceder ao Portal AER através do link no sítio do Ministério da Cultura Espanhol. Este sítio disponibilizou vários links que podem ser de grande utilidade quando se está a pesquisar. Nomeadamente: Organização Arquivística (Informação sobre os Planos, Programas e Projectos dos Arquivos Estatais Espanhóis, e páginas dos mesmos); Serviço de Reprodução de documentos; Centro de informação documental sobre Arquivos; Bibliografia sobre Arquivos; Publicações; Boletim Informativo; Actividades Culturais; e Legislação Histórica .


II – Instrumentos disponíveis no Portal dos Arquivos Espanhóis em Rede

Neste portal, o utilizador pode aceder a um guia de conteúdos, a uma zona de pesquisa, a um fórum de debate, a uma agenda do utilizador e a um conjunto de imagens de documentos digitalizados provenientes dos vários Arquivos que se encontram em rede. A página inicial do Portal permite aceder a exposições e visitas virtuais em rede , a legislação histórica de espanhola e um guia electrónico que contém informação sobre Fundos e Colecções dos Arquivos espanhóis.
Este núcleo documental está, assim como todo o portal AER, sujeito a actualizações diárias, e cujo grande objectivo é conseguir integrar todos os Arquivos Estatais dependentes do Ministério da Cultura de Espanha. Têm estado a ser digitalizados diferentes tipos de documentos, nomeadamente: documentos manuscritos, documentos impressos, mapas ou fotografias, só para citar alguns .
Para aceder a este serviço é necessário efectuar em primeiro lugar um registo , em que são pedidos documentos de identificação. Posteriormente é-nos enviado um e-mail de confirmação do nosso registo.
Depois do registo efectuado podemos organizar a agenda do investigador . Esta agenda permite ao utilizador guardar todos os documentos que pesquisa, para que quando volte a aceder não tenha que andar a procurar os documentos novamente. O investigador pode também organizar a sua agenda por temas.
Quando se acede a este portal não se tem noção da quantidade de informação que está disponível. Actualmente os utilizadores podem aceder a mais de dois milhões de descrições documentais e a dezassete milhões de imagens de documentos digitalizados . Ou seja, nalguns casos já se encontram disponíveis imagens digitalizadas dos documentos, mas na maior parte dos casos só nos é possível aceder às descrições dos Fundos ou Séries.

O Portal AER disponibiliza vários instrumentos de trabalho:
♦ Pesquisa
O centro de pesquisa é bastante simples, basta indicar o tema que procuramos e as datas extremas (facultativo) para circunscrever a pesquisa. Como se pode ver no anexo 7, o resultado da pesquisa indica, ao utilizador, os diferentes arquivos onde existe documentação sobre o tema procurado. Ao seleccionarmos um dos Arquivos aparece-nos uma descrição pormenorizada do Fundo, ou do documento. No exemplo seleccionado (anexo8) trata-se de um documento simples, em que vêm referidos todos os elementos importantes para o utilizador poder aceder ao documento, nomeadamente, o nome e localização geográfica do Arquivo onde estão depositados os fundos, nomeadamente, o nome do Fundo, Secção ou Série onde estão integrados os documentos; resumo ou descrição do conteúdo do documento; condições de acesso ao documento; suporte do documento; datas extremas, língua e estado de conservação; e notas.


♦ Pesquisa por autoridades
O Ficheiro de autoridades é uma base de dados em que se pode pesquisar Instituições, Pessoas e Famílias produtoras de documentos e naturalmente de Arquivos. O utilizador pode pesquisar sobre pessoas, lugares ou assuntos, em que os documentos podem estar concentrados num Arquivo apenas ou em vários Arquivos. Mas sempre que tal aconteça, a informação disponibilizada sobre a documentação pesquisada, informa o utilizador sobre todos os elementos importantes para a sua recuperação (ver anexo 5).
O funcionamento deste portal depende da actualização regular das bases de dados que se encontram alojadas neste portal, pelos serviços dos Arquivos.
Um dos projectos em curso, dentro deste portal, é o Guia das Fontes. Trata-se de um conjunto de bases de dados reunidas, que contém, cada uma delas, referências descritivas detalhadas de documentos relativos a um mesmo tema e conservados em diferentes arquivos de Espanha, Argentina, Cuba, Chile, Costa Rica, França e Itália.
♦ Fórum de Investigadores
É um centro de discussão e de intercâmbio de ideias, entre os investigadores e utilizadores deste Portal, serve não só para esclarecer dúvidas como também para lançar debates. Este fórum encontra-se dividido por temas, os investigadores ou utilizadores só têm de seleccionar o tema que lhes interessa e enviar mensagem a solicitar ajuda ou debate.


Considerações finais

Uma das razões que levaram à escolha deste portal, estão relacionadas com o facto de este se apresentar como um dos maiores investimentos realizados a nível estatal, na área dos Arquivos, na Península Ibérica.
É realmente um projecto grandioso que pretende dar a conhecer ao mundo este ambiente tido como intelectual e por vezes elitista. Uma das melhores maneiras de abrir este portal a um mundo de utilizadores menos conhecedor desta área, foi a disponibilização de exposições on-line. No entanto este apresenta deficiências. O primeiro problema desta “divisão Cultural” está relacionado com a actualização, as exposições virtuais disponíveis neste portal continuam a ser as mesmas há já largos meses. Outro problema, está relacionado com a língua, não tem orientação multilingue, o que limita um pouco a divulgação deste sítio a um público menos esclarecido e poliglota. O público-alvo continua a ser o investigador, o académico, o estudante, contudo nota-se um esforço em alargar o grupo de utilizadores.
Passadas em revista as deficiências, este portal apresenta mais valias como o intercâmbio entre utilizadores e técnicos sobre as melhores maneiras de resolver os problemas inerentes ao portal, problemas que podem ser resolvidos no fórum dos investigadores.
Apesar das suas falhas é, em minha opinião, um valioso veículo de informação, um projecto que apesar de novo já despertou interesses e tem uma ampla comunidade de estudiosos e curiosos à sua volta.


BIBLIOGRAFIA


CRUZ MUNDET, Cruz: Manual de Archivistica. Madrid: Fundácion Germán Sánchez Rui Pérez, 2003.

SÁNCHEZ MAIRENA, Alfonso, “Las referencias virtuales en los Archivos Estatales Españoles. Experiência desde el Proyecto ERA”, em Seminário Internacional de Arquivos de Tradição Ibérica, Lisboa, 2005.

LACERDA, Silvestre, “Editorial do Boletim” em Boletim do Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo, Lisboa, n.º 13, (09/2005).


DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Portal dos Arquivos Espanhóis em Rede.
Disponível em URL:
http://aer.mcu.es/sgae/index_aer.jsp

Página dos Arquivos no Ministério da Cultura de Espanha
Disponível em URL:
http://www.mcu.es/archivos/index.jsp

Ministério da Cultura de Espanha
Disponível em URL:
http://www.mcu.es/


SIFGN
publicado por Sonia Negrao às 15:08

É só para elogiar a ideia do blog!filipe
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(mailto:flmachado111@sapo.pt)
Anónimo a 17 de Fevereiro de 2006 às 19:20