Pequena contribuição sobre arquivos

04
Mar 06
Relatório

A arquivística apresenta a escrita como o meio original dos arquivos reflectindo uma ordem social cada vez mais complexa e estruturada em torno de organismos, onde o Estado tinha um papel centralizador, delegando, desde logo, nos primeiros arquivos a guarda e conservação dos seus actos administrativos, jurídicos, legislativos e religiosos.
Se é certo que nestes primeiros arquivos, que remontam ao séc. IV a.c., se reflecte já uma preocupação pela conservação e registo dos actos para uso futuro, há também nesta atitude a consciência do valor primeiro do documento: o seu valor de prova. Prova dos actos, mas também de uma ordem, sustentados por um sistema legal, onde a lei rege a acção dos homens e os documentos comprovam a legalidade desses mesmos actos.
Ora, apesar da realidade dos arquivos estar intrinsecamente ligada ao sistema jurídico, administrativo, social e político de uma sociedade, a verdade é que em matéria de arquivos existe um grande vazio jurídico, devido principalmente à relação próxima e estreita que os arquivos mantiveram desde sempre com os regimes políticos vigentes.
A UNESCO e a CIA (Conselho Internacional de Arquivos) foram as primeiras organizações, de renome internacional, a abordar as questões das leis ligadas aos arquivos e a chamar a atenção para a urgência de uma política arquivística, assente numa legislação que torne viável uma rede arquivística, que consolide as infra-estruturas já existentes e, é claro, acompanhada sempre do desenvolvimento dos recursos humanos, financeiros e materiais. Couture diz, a propósito: “a legislação arquivística para além de ser um elemento iniciador da política nacional de arquivos, fornece um elemento indicador privilegiado do estado de desenvolvimento dessa mesma política”.
Portugal definirá a sua política arquivística nacional ao aprovar o Decreto – Lei 16/93, de 23 de Janeiro, em alguns pontos posteriormente rectificado pela Lei 14/94, de 11 de Maio. O próprio decreto, criado num contexto de crescente consciencialização internacional, relativamente à importância de uma legislação arquivística, parece ir de encontro a muitos dos princípios orientadores traçados por Eric Ketelaar no estudo RAMP feito para a UNESCO Legislation et reglementation en matiére d’archives e de gestion dês documents, accompagnée des pincipes directeurs, Nele, Ketelaar defende, em relação aos arquivos, a existência de dois tipos de diplomas: a lei, onde deve constar os princípios fundamentais, apresentados de uma forma clara e objectiva, para que não se dê azo a ambiguidades; e a regulamentação, de carácter flexivo e mais opcional. Entre outras situações, encontramo-lo a defender uma lei que prima pela coerência e objectividade na definição de competências e responsabilidades; na definição das unidades de trabalho e da nomenclatura arquivística; na criação de uma entidade gestora da política dos arquivos, com autonomia suficiente para actuar, independentemente das mudanças políticas que ocorra numa sociedade. Estes e outros pontos veremos tratados na própria lei portuguesa, em questão, e que passarei a abordar.
A lei de bases dos arquivos portugueses apresenta-se como “a pedra basilar de uma política arquivística nacional coordenada” , procurando criar mecanismos de defesa e de preservação do património arquivístico português , numa Europa comunitária de livre circulação de bens e de supressão de fronteiras, cabendo ao presente diploma definir “o regime geral dos arquivos e do património arquivístico” (artigo 1, Decreto – Lei 16/93).
Sendo, então, este um diploma fundador e iniciador de uma real política arquivística, nele procura-se definir de uma forma clara e objectiva os princípios que regerão os arquivos nacionais.
1-definição de competências e responsabilidades:
Princípio Geral (artg. 2); Atribuições do Estado (artg.3); Gestão nacional de arquivos (artgs. 7 e 8)

2-definição de unidades de trabalho e de noções arquivísticas:
Arquivos e património arquivístico protegido (art.4); Fundo ou núcleo, colecção e documento de arquivo (artg. 5); Categorias de arquivos (artg.9); Arquivo definitivo público (artg. 10); Arquivo intermédio público (artg. 11);

3- Gestão de documentos:
Noção (artg. 13); Sistemas de Gestão de documentos (artg. 14) Promoção de sistemas de gestão de documentos (artg. 15); Incorporações (artg. 16)

4- Comunicação e Consevação:
Comunicação do património arquivístico (artg. 17); Compensação pelo acesso público (artg. 18); Dever de manifesto (artg. 19); Dever de conservação (artg. 20)

5-Regime Jurídico
Classificação dos bens do património arquivístico (artg. 21); Processo de classificação (artg. 22); Caducidade do processo de classificação (artg. 23); Audição dos proprietários (artg. 24); Homologação e notificação (artg. 25); Impugnação contenciosa (artg. 26); classificação (artg. 27); Certificado de registo (artg. 28); Desclassificação (artg. 29; Pré-classificação (artg. 30);

6- Alienação
Alienação e mudança de detenção (artg. 31); Direito de preferência (artg. 32); Permuta (artg. 33);

7-Exportação e Importação
Exportação definitiva e temporária (artg. 34); Despacho ministerial de autorização (artg. 35); Declaração do valor do bem a exportar (artg. 36); Permanência de um bem no estrangeiro (artg. 37); Importação (artg. 38);

8-Penalizações
Previsão penal (artg. 39); Contra-ordenações (artg. 40); Sanções acessórias (artg. 41); Competência para o procedimento contra-ordenacional (artg. 42); Bem em perigo de destruição ou deterioração (artg. 43)

Sendo, então, estas as pedras que sustêm o edifício, destacarei alguns pilares em particular, por razões de ordem espacial, mas também pela sua relevância. Parece-me ser de crucial importância a definição das responsabilidades e competências. No artigo 2, do Decreto – Lei 16/93, define-se que é “direito e dever de todos os cidadãos, do Estado e das demais entidades públicas e privadas preservar, defender e valorizar o património arquivístico”, competindo ao Estado o papel de promover o inventário do património arquivístico nacional; de apoiar a organização dos arquivos e de “garantir, facilitar e promover o acesso à documentação detida pelas entidades públicas”.
Estas e outras competências encontram-se definidas nos artigos 2º e 3º e serão delegadas no IAN/TT, o órgão de gestão eleito para a execução da política arquivística nacional, através do artigo 8: “Arquivos Nacionais/Torre do Tombo são o órgão de gestão nacional dos arquivos, doravante designado por órgão de gestão, cabendo-lhe a execução da política arquivística nacional” (artigo 8, Decreto – Lei 16/93). O Instituto dos Arquivos Nacionais da Torre do Tombo encontra-se regulamentado no Decreto-Lei nº 60/97, de 20 de Março. A autonomia da instituição, relativamente aos órgãos de poder, parece salvaguardada pelo enquadramento da sua natureza jurídica- “pessoa colectiva de direito público dotada de personalidade jurídica, património próprio e de autonomia administrativa”, ficando sobre a tutela do Ministro da Cultura. (artigo 1, Decreto-Lei nº 60/97). Entre muitas outras competências compete-lhe coordenar o sistema nacional de arquivos; superintender técnica e normativamente os arquivos; promover a formação na área da arquivística; construir e gerir edifícios destinados aos arquivos distritais, e outras.
Outro pilar importante no Decreto-Lei 16/93 é a definição de unidades nucleares de trabalho, tendo por base os três princípios que fundamentam a arquivística: princípio da territorialidade; princípio da proveniência; ciclo de vida dos documentos. Assim acontece ao definir o arquivo como “um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exercício da sua actividade por uma entidade, pública ou privada, e conservados, respeitando a organização original, tendo em vista objectivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, ao serviço das entidades que os detêm, dos investigadores e dos cidadãos em geral”. É, ainda, arquivo “uma instituição cultural ou unidade administrativa onde se recolhe, conserva, trata e difunde a documentação arquivística” (artigo 4, Decreto – Lei 16/93).
Quanto à classificação dos arquivos, tendo por base a sua territorialidade, a lei portuguesa (artigos 9º e 10, Decreto – Lei 16/93º) distingue os arquivos nacionais, como aqueles que conservam predominantemente documentação proveniente da administração central; os arquivos regionais, onde está reunida a documentação “superior ao âmbito municipal e inferior ao âmbito nacional”; e os arquivos municipais, onde está reunida documentação relativa ao município. Quanto à titularidade existem arquivos públicos e privados. É, ainda, reconhecido o ciclo de vida dos documentos, em três fases: a de arquivo corrente, em que os documentos são necessários à entidade que o produziu ou recebeu; a de arquivo intermédio, em não sendo tão necessários se conservam devido ao seu valor administrativo; e, por fim, a de arquivo histórico, em que os documentos perdendo o seu valor primário e conservam permanentemente para fins testemunhais, de investigação.
No que toca à Gestão de documentos, a lei portuguesa define-a como “um conjunto de operações e procedimentos técnicos que visam a racionalização e eficácia na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos”, nos diferentes ciclos de vida do documento (artigo 13º, Decreto – Lei 16/93).Cabe ao “serviço de origem” implementar um sistema de gestão de documentos, tendo em conta a política vigente adoptada. Mas é da responsabilidade do IAN/TT, enquanto órgão superintendente e coordenador da rede de arquivos nacionais promover, incentivar e apoiar tecnicamente a implantação de sistemas de gestão de documentos. Contudo, os critérios de avaliação e de selecção; prazos de conservação e formas de eliminação são definidos por decreto regulamentar. (artigo 15º, Decreto – Lei 16/93).
No que toca à comunicação do património arquivístico, o direito de acesso encontra-se salvaguardado no artigo 17º (Decreto – Lei 16/93) -“É garantida a comunicação da documentação conservada em arquivos públicos”-, sendo impostas algumas excepções, nomeadamente na defesa do direito à privacidade do indivíduo.
É, ainda, dever daqueles que sejam possuidores de fundos ou documentos de interesse para o património arquivístico manifestá-los junto do IAN/TT (artigo 19º, Decreto – Lei 16/93), ao qual compete iniciar o processo de classificação de arquivos ou documentos (artigo 22ª, Decreto – Lei 16/93), devendo este mesmo órgão propor ao Governo os arquivos e documentos que mereçam ser objecto de especial protecção, devido ao seu valor informativo ou probatório. Num melhor aprofundamento desta matéria veja-se a Lei 107/2001, de 8 de Setembro, que estabelece as bases da política de protecção e valorização do património cultural ou o próprio Decreto-Lei 60/97, de 20 de Março, que regulamenta e define as competências do IAN/TT, ambos aqui referidos.
Por último, realçarei a natureza punitiva desta lei, que vê no atentado contra o património arquivístico um crime punível com coimas, com suspensões ou até afastamento por tempo limitado do exercício de um cargo. Mais uma vez cabe ao IAN/TT processar a aplicação das coimas e respectivas sanções. (artigos 39º, 40º, 41º, 42º, do Decreto – Lei 16/93).
Falar da lei de bases dos arquivos portugueses, assim como de qualquer outra nacionalidade, é tomar consciência de uma nova atitude face aos arquivos, a qual, a meu ver, traçará a par do desenvolvimento da disciplina arquivística e da nova era da informação novos campos de orientação, outros enquadramentos e novas e sempre pertinentes interrogações.












Clara Susana Pereira Branco
















UNIVERSIDADE DE ÉVORA





Decreto – Lei 16/93, de 23 de Janeiro

(a lei de bases dos arquivos)







Bibliografia:

COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves Os Fundamentos da disciplina arquivística, Publicações Dom Quixote, 1998

KETELAAR,Eric, Legislation et regulamentaion en matiére d’archives et de gestion des documents accompagnée des principes directeurs, Paris, UNESCO, P. III (www.ica.org)

Decretos-Lei consultados

-Decreto-Lei 16/93 de 23 de Janeiro
-Lei 107/2001, de 8 de Setembro
-Decreto –Lei 60/97, de 20 de Março
-Decreto - Lei 247/91, de 10 de Julho
-Decreto – Lei 447/ 98, de 10 de Dezembro

Sites consultados:
www.ica.org
www.iantt.pt


publicado por Sonia Negrao às 19:55

Excelente blog. Um autor como este fazia falta no forum de discussão http://www.espacofuncoapublica.com. Este é um forum para a defesa da classe dos funcionarios publicos.
matopolitico a 27 de Março de 2008 às 15:14

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